Niedoceniony skarb

Menedżer ds. komunikacji to nie tylko pani od gazetki albo pan od internetu - to ważne ogniwo w korporacyjnej strukturze. Złe zarządzanie na tym stanowisku może przynieść więcej szkód niż brak jego obsady

Od dobrego przepływu informacji w firmie wiele zależy. Menedżer ds. komunikacji ma za zadanie, by za słowami poszły czyny. Na jego barkach spoczywa budowanie zaangażowania, identyfikacja z firmą, wspieranie realizacji strategii, dbanie o relacje pracownicy-zarząd.

Dlatego za jego umiejętności pracodawcy są skorzy słono płacić. Nierzadko to na nim spoczywa trudne zadanie przekazania informacji o zmianach np. restrukturyzacji bądź reorganizacji firmy. Menedżer ma do wykorzystania cały zestaw narzędzi i kanałów komunikacji. Problem w tym, że często są one zaniedbywane. Gazetka firmowa ukazuje się raz na pół roku, a w internecie na wewnętrznej stronie firmy wiszą informacje sprzed roku. Dlatego pracownicy do nich nie zaglądają, bo szybciej dowiadują się o nowinach z korytarzowych plotek niż od specjalistów odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną. Ile złego mogą poczynić korytarzowe doniesienia, nie trzeba nikogo przekonywać.

Czym zatem powinien zająć się menedżer ds. komunikacji? To przede wszystkim partner zarządu, który ma pomóc mu przekazać ważne dla przedsiębiorstwa informacje.

Do partnerstwa trzeba dwojga

Zarząd też musi być przekonany o wadze komunikacji. O roli danej funkcji w firmie świadczy miejsce, jakie przydziela się jej w strukturze firmy. Przede wszystkim ważne jest to, komu podlegają realizatorzy tej funkcji - czy na przykład raportują bezpośrednio do prezesa zarządu. Niestety, w wielu polskich przedsiębiorstwach nadal nie ma odrębnych komórek odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną. Jeśli już jest, to zgodnie ze światowym trendem powołuje się je w ramach działów personalnych bądź public relations.

Menedżer ds. komunikacji wspiera kierowników w komunikacji ze swoimi podwładnymi. Osoby odpowiedzialne za komunikację zajmują się angażowaniem pracowników w zmiany poprzez informowanie o nich, ich przyczynach i możliwych konsekwencjach (korzyściach i zagrożeniach). Rzadziej natomiast biorą udział w określaniu ewentualnych barier dla zmian i monitorowaniu procesu, czyli w procesie przygotowywania zmian i kontrolowania efektów. Pełnią także rolę rzecznika pracowników.

Skrzynka skarg i życzeń

Informacja dociera do pracownika, ale i on powinien mieć możliwość przekazać informację od siebie lub zadać ważne dla niego pytanie. Jeśli ma tę drogę zamkniętą, nie może przekazać swoich uwag i nie ma pewności, że to, co mówi, jest brane pod uwagę, że ktoś go słucha - nie zaangażuje się nigdy w pełni w sprawy firmowe. Dlatego tak ważne jest zapewnienie przepływu informacji z dołu do góry, od szeregowego pracownika do osób decyzyjnych.

Najczęściej stosowanym rozwiązaniem są skrzynki pomysłów. - Każdy pracownik może w ten sposób anonimowo przekazać informację do kierownictwa - oprócz pomysłów mogą to być pytania, skargi - opowiada Michał Zieliński, odpowiedzialny za komunikację wewnętrzną w jednej z katowickich firm zajmujących się outsourcingiem. Skrzynka jest do wykorzystania, jeżeli inne drogi przekazywania informacji zawodzą lub zachodzą obawy, że informacja może zaszkodzić pracownikowi, który ją przekazuje. Regułą tego typu rozwiązań powinno być jasne określenie, kto i w jaki sposób odpowie na zgłoszony wniosek lub pytanie. Bez tego skrzynki pomysłów po początkowym zainteresowaniu szybko stają się martwym rozwiązaniem. Psycholodzy biznesu zwracają uwagę na pozytywny wpływ spotkań pracowników z kierownictwem. Stanowią one dla pracowników bardzo dobrą sposobność do otwartego wypowiedzenia się, zgłaszania propozycji i zadawania pytań. Często stosowaną metodą na poznanie opinii pracowników jest ankieta. Warunkiem wiarygodności przekazywanych informacji jest zapewnienie pracownikom odpowiedniego poczucia anonimowości oraz wzmocnienie przekonania, że na podstawie wyników badania podjęte zostaną działania doskonalące.Znacznie mniej popularne a skuteczne są także formularze w internecie, możliwość zadania pytania na łamach gazetki, telefony zaufania, forum intranetowe lub listy dyskusyjne. Wzrasta natomiast zainteresowanie możliwością wysyłania e-maili do prezesa lub zarządu, tzw. polityka otwartych drzwi, konkursy i giełdy pomysłów oraz czaty z kierownictwem.

By za słowami poszły czyny

Przekonujący menedżer, by być skuteczny, musi mówić zrozumiale i ekspresywnie. Najlepsze efekty osiąga ten, którego wystąpienie wywołuje u słuchaczy przekonanie, że jest on jednym z nich. Zdolność mówienia w sposób prosty na trudne tematy to jedna z oznak skutecznego mówcy. Prostota wypowiedzi nie jest równoznaczna z upraszczaniem bądź powierzchownością.

Każdy menedżer powinien w trakcie mówienia uważać na swoje drobne dziwactwa. - W czasie rozmowy nie możesz się wiercić, stukać, kręcić na krześle. To rozprasza rozmówcę. Zapamięta, że machałeś nogami, a nie to, że masz coś ważnego do przekazania. Nie wypada też siedzieć zupełnie sztywno. Nie ma gotowych recept, co zrobić z dłońmi w czasie rozmowy. Ręce nie powinny być złożone w tzw. piramidkę, czyli z wyprostowanymi palcami do góry, bo jest to gest wyższości. Poza tym źle jest ręce składać w koszyczek. Tak robią polscy politycy. Ten gest oznacza osoby niezdecydowane. Ważne jest, by zmieniać ułożenie rąk oraz gestykulować - radzi Rafał Wiśniewski, doradca personalny.

fot. T. Zagórski