Multimedialny świat wiedzy staje się codziennością

Organizacja konferencji i szkoleń to cała masa urządzeń, bez których trudno się obyć. Technika stała się prawie nieodzownym elementem współczesnych usług kongresowych

Jeszcze kilka lat temu multimedialne sale szkoleniowe otwierano u nas z wielkim zadęciem. Dzisiaj takie miejsca to już normalność w placówkach, które chcą wejść do prawdziwej gry o klienta biznesowego. Bez odpowiedniego zaplecza technicznego - tak w salach konferencyjnych, jak i w pokojach hotelowych - nie ma najmniejszych szans na zdobycie zlecenia organizacji poważnej imprezy. Niestety, informatyczne inwestycje nie należą do najtańszych. Wymagają też poważnego zastanowienia się przy wyborze sprzętu (z jednej strony chodzi o to, żeby nie przepłacić kupując urządzenia niepotrzebne, z drugiej jednak zbyt wielkie oszczędności mogą uniemożliwić organizowanie niektórych imprez). Wyjątkowo ważną sprawą jest też dobór urządzeń od strony stricte technicznej. Tutaj kupujący musi zdać się na doradztwo niezależnego eksperta. Zresztą informatyk i tak będzie niezbędny w instytucji, która chce wejść na rynek organizacji szkoleń i kongresów.

Neonówkom mówimy:

do widzenia

Na szczęście obecnie na naszym rynku wybór sprzętu potrzebnego do usług szkoleniowo-kongresowych jest spory. Od czego zacząć przy wyborze? Prawda jest taka, że startując musimy mieć wszystko. A więc sprzęt biurowy, który będzie konieczny chociażby do prowadzenia sekretariatu, rejestracji uczestników potencjalnych szkoleń itp. Konieczne są zatem komputery (stacjonarne i notebooki), drukarki, kserokopiarki, telefaksy, aparaty telefoniczne, niszczarki dokumentów, laminatory, bindownice, gilotyny... Niby drobiazgi, ale tylko z pozoru. Gdyby ich zabrakło, byłby kłopot z całą resztą.

Kolejna sprawa to odpowiednie oświetlenie sali konferencyjnej. Organizator musi pomyśleć o skanerach, spotach, oświetleniu punktowym lub rozproszonym w różnych kolorach (można zawsze zaskoczyć uczestników spotkania nowymi, wspaniałymi efektami wizualnymi). Do tego oczywiście dodać trzeba oświetlenie konieczne do prowadzenia notatek przez uczestników. Neonówki na suficie naprawdę nie wystarczą.

Profesjonalizm dla uszu

Kolejna sprawa to nagłośnienie. Wpadka tutaj oznacza klęskę przedsięwzięcia. System nagłośnieniowy służy do transmisji sygnału mowy z mikrofonów, nagrywania dyskusji i konferencji (często uczestnicy dostają nagrane prelekcje i wykłady) oraz odtwarzania dźwięku towarzyszącego obrazowi. Profesjonalne systemy nagłośnienia muszą gwarantować dotarcie głosu prelegenta, filmu lub muzyki do każdego uczestnika spotkania. Fachowcy rozróżniają nagłośnienia ogólne, muzyczno-estradowe oraz pomocnicze dla systemu tłumaczeń symultanicznych i systemu dyskusyjnego (konferencyjnego). Prawdopodobnie wszystkie będą potrzebne podczas organizowania większości imprez.

Dyskretne i równomierne nagłośnienie, niezbędne podczas konferencji i narad, realizowane jest za pomocą konferencyjnych zestawów głośnikowych. Stosuje się wówczas większą ilość wysokonapięciowych zestawów głośnikowych małej mocy. Natomiast występom artystycznym i odtwarzaniu muzyki (dość często są one elementem składowym kilkudniowych imprez biznesowych) musi towarzyszyć brzmienie zadowalające najwytrawniejszych odbiorców. Uzyskuje się to poprzez odpowiednie zestawy głośników lub kolumn estradowych.

Natomiast uczestnicy spotkań i prezentacji mają do swojej dyspozycji mikrofony przewodowe, bezprzewodowe oraz zestaw urządzeń służący do nagrywania i odtwarzania dźwięku. Dobre systemy nagłośnieniowe umożliwiają dowolne usytuowanie elementów w zależności od typu imprezy.

Bez systemu

nie ma dyskusji

Kolejna rzecz niezbędna do zorganizowania konferencji to tak zwane systemy dyskusyjne. W pełni cyfrowy system obsługi dyskusji i konferencji jako pierwszy na światowy rynek wprowadził Philips. Dzisiaj jednak ma już konkurentów.Jak taki system wygląda? Oczywiście jego konfiguracje mogą być różne, ale kilka podstawowych zasad muszą spełniać. Wykładniź dla innych dał właśnie wspomniany przeze mnie wcześniej Philips. Skonstruowany przez niego system DCN w konfiguracji samodzielnej (bez komputera PC i oprogramowania DCN) umożliwia przewodniczącemu sprawowanie pełnej kontroli nad przebiegiem konferencji i uczestnictwem delegatów. Pulpit przewodniczącego i uczestnika zawiera w sobie mikrofon i głośnik. Świecący czerwony krążek na mikrofonie wskazuje, że jest on włączony. Na obudowie pulpitu umieszczony jest dodatkowy wskaęnik włączenia w postaci diody LED. Przewodniczący może zabrać głos w każdej chwili poprzez włączenie swojego mikrofonu. Pulpit przewodniczącego konferencji zawiera ponadto wyświetlacz ciekłokrystaliczny, czytnik kart magnetycznych, przełącznik wyboru kanałów z jednym regulatorem głośności oraz dwa gniazda słuchawkowe i gniazdo interkomu. Pulpit uczestnika konferencji może (zależnie od modelu) zawierać wyświetlacz ciekłokrystaliczny, czytnik kart magnetycznych, przełącznik wyboru kanałów z jednym regula- torem głośności oraz dwa gniazda słuchawkowe.

W systemie dyskusyjnym DCN istnieje możliwość współpracy z kamerami na podstawie sygnałów aktywności mikrofonów w pulpitach uczestników lub przewodniczącego, co umo- żliwia pokazywanie aktualnie wypowiadających się uczestników na telebimach i monitorach. System zapewnia możliwość wyświetlania na ekranie nazwisk mówców. Do sterowania systemem kamer służy specjalistyczne oprogramowanie lub robią to operatorzy kamer i realizator. Jeśli jest to wymagane, system DCN może być sterowany za pośrednictwem odpowiedniego oprogramowania. Inne zintegrowane możliwości dostępne w tym systemie to łatwość sprzężenia z systemami nagłośnieniowymi i systemami dystrybucji tłumaczeń symultanicznych za pośrednictwem podczerwieni.

Symultanka w centrum

I właśnie system do tłumaczeń to kolejna inwestycja potrzebna w centrum kongresowym. System tłumaczeń symultanicznych posiada funkcje sterujące, umożliwiające kierowanie wypowiedzi w języku oryginalnym i tłumaczeniach do poszczególnych tłumaczy oraz dystrybucję wypowiedzi oryginalnych i tłumaczonych do uczestników. Dystrybucja wypowiedzi w języku oryginalnym i w tłumaczeniu dla uczestników konferencji odbywa się za pośrednictwem systemu łączności w podczerwieni. Przydatne mogą się też okazać urządzenia do głosowań, oceniania, kontroli obecności i wiedzy czy zbierania opinii. Oczywiście, dzisiaj standardem są zestawy bezprzewodowe. Tego rodzaju sprzęt jest bardzo przydatny np. na zgromadzeniach akcjonariuszy, podczas konferencji naukowych itp. Wyniki są natychmiast dostępne w komputerze i mogą być wyświetlane na ekranie, zaraz po zakończeniu głosowania.

Chcę to zobaczyć

Niezbędne w salach kongresowych są też projektory i ekrany. Wybór tego sprzętu jest na rynku ogromny. Decydując się na konkretne rozwiązanie, poza ceną trzeba wziąć pod uwagę wielkość pomieszczenia, kompatybilność z pozostałym sprzętem, zadania, jakie będzie miał do spełnienia.

Od jakiegoś czasu niemała część sal przeznaczonych na organizowanie szkoleń wyposażana jest w nowoczesne ekrany, na którym obraz widoczny jest w dzień (Reversa Daylight Screen). Jest to swojego rodzaju tańsza alternatywa dla ścian diodowych. Swoistą rewolucją w technologii projekcji jest 3M Wall Display - to produkt spełniający funkcję wielu urządzeń. Służy on jednocześnie jako projektor multimedialny, monitor TV, tablica copyboard, tablica cyfrowa, ekran.

To oczywiście tylko główne urządzenia, którymi naszpikowane muszą być współczesne centra kongresowe. Klienci są coraz bardziej wymagający, a i konkurencja na rynku szkoleń jest coraz większa.