Flota samochodowa to określenie "zespołu samochodów" używanych przez przedsiębiorstwo. Może dotyczyć aut firmy transportowej czy spedycyjnej, która swoich pojazdów używa jako integralnego składnika działalności operacyjnej, jak i przedsiębiorstw posiadających kilkaset, kilkadziesiąt czy tylko kilkanaście pojazdów służbowych. Kiedy prawidłowe funkcjonowanie firmy zależy w dużym stopniu od szybkiego i sprawnego przemieszczania się, jednym z podstawowych narzędzi działania nowoczesnego przedsiębiorstwa jest własna flota samochodowa. Od efektywnego systemu jej zarządzania może zależeć powodzenie prowadzonego biznesu.
Gotówka, kredyt, leasing
Chociaż korzystanie w przedsiębiorstwie z kilku czy kilkunastu samochodów pozornie wydaje się nie wpływać znacząco na kondycję finansową przedsiębiorstwa, okazuje się, że flota samochodowa to jeden z czynników, który przyczynia się znacznie do podniesienia kosztów ponoszonych przez firmę. Gdy szuka się oszczędności, odpowiednio prowadzona w firmie "polityka samochodowa" pozwala często zredukować koszty do niezbędnego minimum, nie wpływając negatywnie na jej efektywność i funkcjonalność. Zarządzanie parkiem samochodów wiąże się ściśle ze sposobem finansowania inwestycji. Od polityki finansowej firmy zależy sposób zakupu służbowych pojazdów i ich późniejsza eksploatacja. Istnieje kilka możliwości - może być to zakup pojazdów jako środka trwałego, wynajem długoterminowy, leasing lub kredyt. Wedle badań, znacząca większość firm (ok. 70%) decyduje się na zakup ze środków własnych, nieco ponad 20% korzysta z leasingu, a ok. 5% z wynajmu długoterminowego. Decyzja o sposobie inwestowania we flotę samochodową ma duże znaczenie. Zakup gotówkowy umożliwia na przykład nieograniczone dysponowanie pojazdem, ale wymaga także odpowiednio dużych "wolnych" finansów. Umowa leasingowa przyciąga przedsiębiorców uproszczonymi procedurami oraz niskim wkładem. Nie bez znaczenia są też możliwości korzystnych rozliczeń podatkowych, pozwalających na szybką amortyzację inwestycji.
Obsługa z zewnątrz
Coraz więcej klientów flotowych nie poprzestaje już tylko na wyborze najlepszej dla nich formy finansowania, ale zainteresowanych jest przerzuceniem zarządzania flotą na firmę zewnętrzną (tzw. outsourcing). Kraje mogące się pochwalić wieloletnim członkostwem w Unii Europejskiej korzystają z takiego rozwiązania przynajmniej od kilkunastu lat. Samodzielne zarządzanie swoją flotą samochodową jest drogie, a wyprowadzenie jej obsługi poza firmę nie tylko pozwala ograniczyć te koszty, ale także skoncentrować się na podstawowej dla firmy aktywności. Specjaliści wskazują na możliwość osiągnięcia tym sposobem nawet 20% oszczędności. Na firmę zewnętrzną można przerzucić praktycznie wszystkie aspekty zarządzania autoflotą, np. finansowanie zakupu samochodów, wybór sposobów likwidacji szkód komunikacyjnych, naprawy i przeglądy serwisowe, negocjacje warunków ubezpieczeniowych czy sporządzanie umów z dostawcami i stacjami serwisowymi. Bardzo często tacy kontrahenci zajmują się także wynajmem samochodów (tzw. full service leasing), więc wyspecjalizowanej firmie zlecić można kompletną obsługę - zorganizowanie i zarządzanie parkiem transportowym. W ten sposób przedsiębiorca czy jego pracownicy nie muszą pamiętać już o terminach przeglądów i serwisowaniu samochodów czy ich ubezpieczeniu. Właściciel firmy dostaje regularnie kompleksowy raport zawierający również statystyki mówiące o intensywności eksploatacji poszczególnych aut czy zużyciu paliwa, a jedna zbiorcza faktura ułatwia prowadzenie księgowości.
