„Im starsze dane, tym mniej przydatne”

Radomił Maślak, dyrektor w grupie rynków kapitałowych i raportowania finansowego PwC opowiada o raportowaniu przez spółki wyników finansowych

Dlaczego np. w Europie Zachodniej sezon publikacji wyników kwartalnych rozpoczyna się dużo wcześniej niż na GPW? Czy spółki z GPW rzeczywiście nie są w stanie szybciej przygotowywać raportów, czy też mamy po prostu bardziej liberalne przepisy i spółki nie muszą tak mocno się spieszyć?

Wyznaczone terminy raportowania giełdowego dla spółek notowanych na GPW nie odbiegają od terminów wymaganych na innych giełdach w Europie, więc słusznie można się zastanawiać, dlaczego w innych krajach możliwe jest sporządzenie sprawozdawczości finansowej odpowiednio wcześnie przed wymaganym terminem.

Informacja na temat danych finansowych spółek ma wartość dla inwestorów, jeżeli jest aktualna. Im starsze dane, tym mniej przydatne. Nasze obserwacje wskazują na to, że spółki w Wielkiej Brytanii, czy Niemczech raportują często przed wymaganym terminem, podczas gdy spółki na GPW raczej na koniec wymaganego terminu, a czasem go przekraczają (w szczególności te notowane na NewConnect).

Dlaczego sporządzenie raportu może stanowić taki problem?

Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że przygotowanie sprawozdań finansowych to proces, który jest nie mniej skomplikowany niż np. budowa domów, czy produkcja samochodów, a jego produkt końcowy – sprawozdanie finansowe, to często efekt wielu tygodni pracy nieraz dziesiątek ludzi. W procesie tym istotną rolę odgrywa organizacja pracy, narzędzia np. systemy informatyczne oraz zasoby ludzkie.

Ponadto, w każdym procesie ważny jest czynnik ludzki tj. sprawnie działający i odpowiednio merytorycznie wyszkolony zespół sprawozdawczości finansowej, który jest w stanie sprostać często złożonym i zmieniającym się z roku na rok regulacjom Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). Jeśli spółka analizuje zmiany w przepisach dopiero przy okazji audytu sprawozdań finansowych, to jest to już o wiele za późno.

Co jest jeszcze istotne?

Współpraca pomiędzy różnymi działami w spółce tak, aby informacje o nowych typach transakcji i zdarzeń gospodarczych trafiały do zespołu finansowego  odpowiednio wcześnie przed terminem raportowania.

Oczywiście dla zapewnienia terminowości raportowania ważna jest również dobra współpraca z audytorem. I tu  w szczególności istotne jest zgłaszanie i dyskutowanie problemów księgowych na bieżąco, a nie dopiero podczas ostatnich etapów badania. Optymalna współpraca z audytorem ma miejsce wtedy, gdy dyskusję rozpoczyna się już na etapie planowania istotnych transakcji, co pozwala zarządowi z odpowiednim wyprzedzeniem przewidzieć skutki księgowe tych transakcji i jednocześnie uniknąć pracy pod duża presją czasu na koniec okresu.

Co  spółkom sprawia największy problem? Co jest najczęstszą przyczyną opóźnień w publikacji raportów okresowych?

Proces jest tak dobry, jak jego najsłabsze ogniwo – dotyczy to również raportowania finansowego. Jako doradca, często analizujemy dla naszych klientów procesy zamknięcia okresu, przygotowania sprawozdań finansowych, identyfikujemy tzw. wąskie gardła i staramy się je eliminować. W tym miejscu musimy przyznać, że procesy raportowania w wielu spółkach pozostawiają wiele do życzenia, a wąskie gardła można praktycznie zidentyfikować na każdym etapie tych procesów.

Porównując nasze spółki do ich odpowiedników w dojrzałych gospodarkach rynkowych zauważamy, że w naszym kraju już na etapie przygotowania danych rzadziej korzystamy z tzw. wcześniejszego zamykania okresów i opierania się na danych szacunkowych w sprawozdaniach finansowych. Duże korporacje światowe przygotowując swoje raporty roczne często opierają się np. na rzeczywistych wynikach za 11 miesięcy i prognozie wyniku finansowego za ostatni miesiąc. Tego typu operacja wymaga bardzo dobrego i wiarygodnego planowania finansowego, reorganizacji procesów sprawozdawczych a niekiedy i biznesowych, a także ścisłej współpracy z audytorem. Ewentualne różnice między danymi rzeczywistymi i ich prognozą za dwunasty miesiąc są na tyle nieistotne, że mogą być skorygowane w kolejnym roku obrotowym.  Podobne rozwiązanie można sobie wyobrazić w raportowaniu kwartalnym.

Co jeszcze może szwankować podczas przygotowywania raportu?

Czasami okazuje się, że etap przygotowania danych (m.in. zamknięcia ksiąg) przebiega sprawnie, natomiast szwankuje ostatni element – złożenie danych w format sprawozdania. Jest to związane z tym, że większość systemów księgowych kończy swoją pracę na etapie przygotowania surowych danych (liczb). Aby z liczb tych zrobić użytek, należy je odpowiednio zagregować, przekształcić, usystematyzować, a następnie przenieść do finalnego dokumentu zawierającego dodatkowo ujawnienia w formie narracyjnej. Najczęściej ten ostatni dokument jest przygotowywany w programie wygodnym dla edycji tekstu (np. Word), ale zupełnie niekompatybilnym z systemami księgowymi.  Dla wielu spółek oznacza to manualną żmudną pracę sztabów ludzi, która czasami trwa dłużej niż samo przygotowanie surowych danych. Z naszego doświadczenia ten etap także można zautomatyzować, jednakże wymaga to wdrożenia odpowiednich, niekoniecznie bardzo skomplikowanych narzędzi, które będą współpracowały z systemami księgowymi (lub konsolidacyjnymi), ale jednocześnie pozwolą na swobodne redagowanie sprawozdania.

Dlaczego paradoksalnie często największe spółki, te z WIG20, jako pierwsze publikują swoje raporty okresowe, choć teoretycznie to przecież one mają większe biznesy/bardziej złożone struktury kapitałowe niż małe firmy?

Rzeczywiście istnieją chlubne przykłady dużych spółek, czy nawet wieloszczeblowych grup kapitałowych, które raportują wcześniej niż pozostała część rynku, na długo przed wymaganym terminem raportowania. Tego typu przykłady świadczą o dobrym zgraniu wszystkich elementów procesu raportowania: ludzi, procedur i narzędzi, na wszystkich szczeblach organizacji i we wszystkich jednostkach. Dużą rolę odgrywa tutaj również determinacja kadry menedżerskiej tych spółek, która rozumie, że szybkie raportowanie to element dbałości o relacje z inwestorami. Szybkie i sprawne raportowanie wyników podnosi prestiż spółki i świadczy o jakości kadry menedżerskiej.