Dominik Skórski Business Development Manager APN Promise S.A.

Foto: materiały prasowe

Sparaliżowała zdrowie, biznes, edukację, kontakty społeczne i zawodowe. Według ankiety przeprowadzonej wśród laureatów konkursu „100 najlepszych projektów na zwiększenie poziomu cyfryzacji w firmie" organizowanego przez PARP wynika, że pandemia Covid-19 w wielu firmach przyśpieszyła lub zapoczątkowała inwestycje cyfrowe, które w innym czasie mogły zostać odłożone na później lub w ogóle nie miały zostać wprowadzone w działanie firmy. Duży nacisk na rozwój cyfrowy firmy stawiają na obszary obsługi online klientów, analityki danych czy automatyzacji pracy biurowej.

Adam Dolega Business Solutions Consultant APN Promise S.A.

Foto: materiały prasowe

Co zmieniła pandemia w polskich firmach pod względem cyfryzacji procesów?

Reagowanie na zmiany związane z pandemią Covid-19 wymaga nadzwyczajnych umiejętności przywódczych. W każdej organizacji podejmowane są trudne decyzje, jednak koronawirus wyniósł podejmowanie decyzji do granic możliwości. Każdy z liderów chce podejmować właściwe decyzje nawet pod presją czasu, klientów i pracowników, nie jest to łatwe bez odpowiednich kompetencji i technologii.

Kiedy wybuchła pandemia, jako firma technologiczna mieliśmy nieco ułatwioną sprawę ze względu na fakt, że rozwiązania, które stały się priorytetem dla innych organizacji do działania zdalnego, my wykorzystywaliśmy już od lat. Dostosowaliśmy operacyjne plany działania na kilka miesięcy do przodu, a duży nacisk położyliśmy zdecydowanie na pomoc firmom, dla których wprowadzenie nowych technologii było nie lada wyzwaniem. Można powiedzieć, że pandemia rzeczywiście okazała się testem dla firm, jak są przygotowane na nową formę działania w świecie online.

Wiele firm na pewno odczuło pandemię bardzo mocno. Przeniesienie się do wirtualnego świata nie jest takie oczywiste dla wielu obszarów, a poza tym okazało się, że wiele z nich w ogóle nie zostało zagospodarowanych wcześniej przez proces digitalizacji, m.in. compliance czy jakość. Wciąż mimo stosunkowo długo trwającej już pandemii zgłaszają się do nas klienci pracujący na papierowych wersjach dokumentów, próbujący wykorzystywać różnego rodzaju narzędzia od SharePoint przez Microsoft Teams czy nawet dyski współdzielone, ale to nadal nie jest w 100 proc. zdigitalizowane działanie. Warto jednak zaznaczyć, że trend, mimo że jest dobrze ukierunkowany, spotyka się często z szeregiem barier: finansową, procesową czy po prostu ludzką.

Spójrzmy jeszcze raz na naszą firmę. Podczas pandemii zakończyliśmy wdrażanie aż czterech nowych systemów informatycznych. tj. DocPoint – naszą autorską aplikację do zarządzania dokumentacją systemową i Compliance, Webcon do automatyzacji procesów, CRM do zarządzania sprzedażą i relacjami oraz system HR do usprawnienia naszej codziennej pracy. Pojawienie się pandemii z pewnością przyśpieszyło wszystkie procesy implementacji. Z kolei Microsoft Teams wykorzystywaliśmy w organizacji zdecydowanie wcześniej, lecz nie wykorzystywaliśmy jej potencjału w 100 proc. z uwagi na fakt, że praca odbywała się głównie w biurze. Kiedy pojawiła się pandemia, zmieniliśmy całkowicie proces zarządzania zespołami, czasem pracy i rotacją pracowników. Przenieśliśmy życie biurowe do sieci i pomogły nam w tym narzędzia Microsoft. Do zmian podeszliśmy od strony operacyjnej, ponieważ te usługi nie były nam obce. Mieliśmy już szereg tych rozwiązań wdrożonych w organizacji i dla nas tak naprawdę oznaczało jedynie sięgnięcie po odpowiednie narzędzia, ale patrząc na rynek, to rzeczywiście duża część firm miała przed sobą nie lada wyzwanie. Wiele firm nie korzystało wcześniej z takich narzędzi jak Microsoft Teams, SharePoint oraz nie posiadało odpowiednich kompetencji.

Wybuch pandemii oraz przeniesienie pracy z biura do domu pokazało, w jakiej kondycji technologicznej są organizacje. Okazało się, że firmy posiadają ogromne braki technologicznie nie tylko w działach IT, ale również w wyposażeniu sprzętowym.

Jakie są największe wyzwania związane z cyfryzacją przedsiębiorstw?

Największym wyzwaniem jest kultura organizacyjna. Spotykamy się z tym, że w firmach często brakuje silnego lidera, który mógłby dokonać zmian. Do tej pory nie mówiliśmy o rewolucji, lecz o ewolucji, jednak pandemia wszystko pomieszała i organizacje musiały często dokonywać rewolucyjnych zmian, aby dalej istnieć. Często się mówi, że rzeczywistość pandemiczna jest jak światło samochodowe na drodze, ukazała mocne i słabe strony procesów biznesowych. Dobrzy liderzy sprytnie poradzili sobie z przeszkodami, szybko zmieniając niewydolne procesy. Zapewnili pracownikom dostęp do nowoczesnych technologii. Nie zapomnieli również o budowie kompetencji. Przykładowo w obszarze analityki biznesowej zauważyliśmy wyraźny wzrost projektów dotyczących migracji środowisk do chmury, które są poprzedzone projektami pilotażowymi, gdzie klient może szybko zweryfikować koncepcję przy jednoczesnej budowie kompetencji w danej technologii w celu świadomego podejmowania decyzji. Oczekiwanie wobec projektów docelowych jest również inne. Liderzy oczekują małych kroków, możliwości dostosowania wymagań oraz pokazywania szybkich sukcesów. W czasie pandemii nikt nie chce generować niepotrzebnych kosztów i inwestować w rozwiązania, które nie przyniosą szybko wymiernych efektów. Warto też wspomnieć, że zupełnie inne wyzwania mają firmy związane z produkcją i nie związane z IT. W tych obszarach nawet kwestia komputerów osobistych wygląda zupełnie inaczej. W wielu firmach brakuje sprzętu do pracy zdalnej, ponieważ stanowiska uważane są za niemobilne, a to niejedyne wyzwania. Istotnym wyzwaniem w firmach handlowych były formy spotkań, od zawsze powtarzano nam, że spotkania twarzą w twarz są najbardziej efektywnie, buduje się nimi relację na lata, a teraz spotkania przeniosły się internetu. Dla wielu jest to nowa forma spotkań, podczas takich spotkań brakuje interakcji międzyludzkich, nie widać gestykulacji czy nawet ton w głosie nie jest wyczuwalny.

Sami zaczęliśmy korzystać ze spotkań online z klientami czy nawet pomiędzy sobą. Praktyka pokazała, że potrzebowaliśmy więcej takich spotkań niż do tej pory, więc zaczęliśmy bardzo intensywnie korzystać z usługi Microsoft Teams. Zauważyliśmy duże zainteresowanie tą usługą u wielu firm, które nie były przygotowane w obszarze komunikacji zdalnej na początku pandemii. Otrzymujemy do tej pory sporo zapytań z prośbą o pomoc we wdrażaniu tych usług. Drugim ważnym narzędziem dla firm okazała się nasza autorska aplikacja DocPoint pozwalająca na sprawne, automatyczne i bezbłędne zarządzanie dokumentami jakościowymi i compliance'owymi, szczególnie istotnymi w sytuacji prowadzenia procesów zatrudnienia oraz onboardingu pracowników w sposób zdalny. Również ważnym dla naszych klientów okazał się system do zarządzania obiegiem dokumentów takich jak faktury czy umowy. Firmy zorientowały się, że bez automatyzacji procesu obiegu dokumentów i zarządzania dokumentami będzie im ciężko sprawnie pracować, skoro tradycyjny sposób działania stał się niemożliwy z uwagi na przeniesienie pracy z biura do domu. Więc digitalizacja wspomnianych wyżej obszarów stała się czymś koniecznym.

Kolejnym wyzwaniem, które zauważyliśmy, była obawa przed rozwiązaniami chmurowymi. Dla wielu firm chmura była czymś nieznanym. Podczas rozmów z klientami naszym zadaniem była edukacja klienta o możliwościach chmurowych oraz jej zabezpieczeniach. Klienci byli zaskoczeni czasem wdrażania rozwiązań chmurowych i faktem, że mogą korzystać z usług już kolejnego dnia. Na początku pandemii, kiedy zdecydowana większość firm przenosiła swoje infrastruktury do chmury, można było zauważyć lekkie opóźnienia w dostawie narzędzi, ale to nadal było kilka godzin od uruchomienia usługi. Tak naprawdę przekonanie firm do korzystania z takich narzędzi trwało kilka ładnych lat wstecz. Pandemia przyśpieszyła proces cyfryzacji obszaru komunikacji i współpracy w biznesie. Współpraca na poziomie rozmów o produkcie była bardzo konkretna. Jak działa? Jak jest zabezpieczona? Decyzje zakupowe padały bardzo szybko.

Czy polskie firmy nadążyły za przyspieszonym tempem cyfryzacji, które wywołała pandemia pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa procesów i danych?

Pandemia koronawirusa zachwiała w wielu organizacjach sprzężenie pomiędzy filarami strategii biznesowej. Firmy zamiast spokojnie przechodzić transformację cyfrową, często musiały dokonywać szybkich zmian w zależności od rozwoju sytuacji. Liderzy korzystający z nowoczesnych technologii, posiadający w firmie ugruntowaną kulturę organizacyjną, poradzili sobie jednak z tym wyzwaniem. Niektóre organizacje znalazły wręcz nowe możliwości rozwoju. Możemy już teraz zaobserwować wyraźny trend związany z migracją środowisk analitycznych do chmury. Takie podejście pozwala na proste łączenie wielu danych z wielu różnych źródeł, zarówno tych lokalnych, jak i pochodzących od dostawców czy partnerów, które to często znajdują się już w chmurze. Kolejna rzecz to ułatwienie użytkownikom dokonywania samodzielnych analiz biznesowych. Dzięki tak zwanemu End User BI pracownicy mogą szybciej reagować na różnego rodzaju zagrożenia związane między innymi z pandemią. Nowoczesne środowisko analityczne to fantastyczna sprawa dla zaawansowanych analityków. Dzięki znalezieniu dla nich specjalnego miejsca z dostępem do dużych i różnorodnych zbiorów danych, mogą tworzyć modele, testować, a następnie je zoperacjonalizować. Dzięki naukowcom od danych liderzy mogą nie tylko przewidzieć przyszłość, ale też mogą znaleźć nową wartość w danych, np. poprzez tworzenie nowych produktów czy usług. Ostatnia rzecz, o której warto wspomnieć, to nowy model rozliczania kosztów, który jest niezwykle istotny podczas trudnych czasów – pay as you go. Liderzy chcą płacić faktycznie za to, z czego korzystają. Nie myślą o inwestycjach w sprzęt i licencje, chcą mieć zwinne, elastyczne i skalowalne środowisko, które można w razie potrzeby zatrzymać, a gdy przyjdzie pora, szybko uruchomić w takim zakresie, jak biznes potrzebuje. Takie podejście do analityki, gdzie środowisko uruchamiane jest jako usługa, daje jeszcze jedną przewagę, przenosimy odpowiedzialność za dostęp, bezpieczeństwo i aktualizacje na dostawcę chmury, nie martwiąc się o zasoby lokalne utrzymujące infrastrukturę i aplikacje, z którymi może być różnie podczas pandemii.

Czy wzrosła sprzedaż usług technologicznych?

Pod kątem inwestycji czasy zdecydowanie nie są pewne, a klienci skrupulatniej wydają każdą złotówkę. Zainteresowanie usługami na pewno wzrosło, klienci pytają o rozwiązania dla swoich firm. Często proponujemy możliwość stworzenia pilotażu dla firmy, który pozwoli klientowi przed zakupem poznać możliwości usługi. Również czas podejmowania decyzji jest zdecydowanie dłuższy. Natomiast jest jedna rzecz, która się zmieniła w firmach. Organizacje nie patrzą na duże projekty informatyczne, chcą szybko zobaczyć efekty i korzyści. Właśnie tu pojawiły się sporo projektów pilotaży. Klient chce przetestować usługę, a przy okazji wchodząc w nowe technologie, chce zdobyć kompetencje, nauczyć się działania oraz poznać możliwości danej usługi. Spójrzmy na rozwiązania chmurowe, które obniżają ryzyko w przypadku np. zamknięcia działu IT z powodu wystąpienia zachorowania na Covid-19. W środowisku on-premise dział zostanie wyłączony, a co za tym idzie, nie ma wsparcia dla pracowników. Przejście do chmury pozwala firmom odciążyć kwestie administracyjne, kwestie związanie z bezpieczeństwem i też to co widać pewną unifikacje. Klienci wybierają systemy, które są popularne, a kompetencje łatwe do zdobycia. Bardzo dużą popularnością cieszą się także szkolenia, przy tych najbardziej popularnych jak Power BI Dashboard in a Day miejsca rezerwowane są tak naprawdę w ciągu jednego dnia. Firmy stanowczo wybierają rozwiązania, których bariera wejścia jest niska, a rynek oferuje dużą ilość kompetencji.