Zatory płatnicze – praktyka spółek i UOKiK w pytaniach i odpowiedziach

Michał Bogacz, radca prawny, partner w Olesiński & Wspólnicy Anna Czornik, radca prawny, senior associate w Olesiński & Wspólnicy

Anna Czornik, radca prawny, senior associate w Olesiński & Wspólnicy

Foto: materiały prasowe

Czy pandemia była powodem uchwalenia ustawy antyzatorowej?

Po wybuchu pandemii większość przedsiębiorców deklarowało problem z terminowymi płatnościami od kontrahentów. Temat zatorów płatniczych pojawił się na tapecie legislacyjnej jednak dużo wcześniej. Ustawa o ograniczeniu zatorów płatniczych obowiązuje już od 1 stycznia 2020 r. (tj. ponad 1,5 roku). Co więcej, ustawa w momencie wejścia w życie nie była aktem zupełnie nowym, a nowelizacją do funkcjonującej od pewnego czasu ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (obecnie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Jakie są najważniejsze założenia przepisów antyzatorowych?

Po pierwsze, maksymalne terminy zapłaty: Ustawa antyzatorowa wprowadziła maksymalnie 60-dniowy termin zapłaty w tzw. transakcjach asymetrycznych, tj. takich, w których wierzycielem jest MŚP, a dłużnikiem duży przedsiębiorca. Obecnie termin dłuższy niż 60 dni jest dopuszczalny tylko w transakcjach symetrycznych (w relacji duży–duży przedsiębiorca) lub gdy to duży przedsiębiorca jest wierzycielem. Ustalenie nawet wprost w umowie terminu niezgodnie z przepisami skutkuje nieważnością.

Po drugie, oświadczenia o statusie: Poza terminami płatności nowelizacja nałożyła na dużych przedsiębiorców obowiązek składania przy zawieraniu umów oświadczenia o statusie dużego przedsiębiorcy pod groźbą odpowiedzialności karnej.

Po trzecie, nowe kompetencje prezesa UOKiK: Nowością w ustawie antyzatorowej było wyposażenie prezesa UOKiK w nowe kompetencje i narzędzia do walki z zatorami płatniczymi. Przedsiębiorcy mogą podlegać (i podlegają) kontroli prezesa UOKiK i administracyjnym karom pieniężnym za nadmierne opóźnienia w płatnościach. Wielu przedsiębiorców jeszcze w czerwcu 2020 r. odebrało informację o wszczęciu postępowania przez prezesa UOKiK w związku z nadmiernym opóźnieniem w płatnościach. Do dzisiaj wszczęto ponad 100 postępowań1), większość z nich jest jeszcze w toku (prezes UOKiK wydał jedynie pięć decyzji o nałożeniu kary, a siedem o odstąpieniu od wymierzenia kary, większość postępowań niezakończonych trwa już ponad rok).

Po czwarte, sprawozdania z terminów zapłaty: Początek roku 2021 prawie 3 tysiącom największych przedsiębiorców w Polsce upłynął m.in. na realizacji nowego obowiązku obejmującego złożenie sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Sprawozdanie było składane po raz pierwszy za rok 2020, a kolejne mają być składane corocznie do końca stycznia roku kolejnego. Obowiązkiem tym objęci są podatnicy CIT, których przychody przekraczają 50 mln euro rocznie (czyli obecnie także spółki komandytowe), a także (niezależnie od przychodów) podatkowe grupy kapitałowe oraz spółki nieruchomościowe.

25 czerwca 2021 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało pierwsze dane ze sprawozdań o terminach zapłaty. Ze statystyk wynika, że średnio największe spółki spełniają 56,45 proc. swoich świadczeń w terminie do 30 dni, 25,92 proc. świadczeń w terminie od 31 do 60 dni, 14,37 proc. świadczeń w terminie od 61 do 120 dni i 3,26 proc. świadczeń w terminie powyżej 120 dni, udział procentowy zaś świadczeń niespełnionych w rocznej wartości świadczeń pieniężnych wynosi średnio 22 proc., a udział świadczeń nieotrzymanych – 27 proc.2).

Skoro większość obowiązków dotyczy dużych przedsiębiorców, czy zatrudnianie mniej niż 250 osób przesądza o statusie MŚP?

Definicja unijna, którą należy zastosować, jest szersza niż polska ustawa prawo przedsiębiorców. Jeżeli przedsiębiorca jest częścią większej grupy kapitałowej, należy uwzględniać również zatrudnienie i obroty większości spółek z jego grupy. Stąd wszystkie podmioty w ramach grupy często powinny być traktowane jak duży przedsiębiorca mimo niezatrudniania nawet ani jednego pracownika. Doświadczenie pokazuje, że intuicyjna weryfikacja statusu przedsiębiorcy nie zawsze prowadzi do prawidłowych wniosków – istotna jest szczegółowa analiza powiązań (także osobowych) i danych finansowych wszystkich zidentyfikowanych podmiotów.

Jak przygotować się do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty?

Przygotowanie i złożenie sprawozdania to obowiązek, który wymaga ciągłego monitorowania i zbierania odpowiednich danych. Doświadczenia pracy z naszymi klientami przy składaniu pierwszego sprawozdania pokazują, że aby uniknąć konieczności ręcznego kompletowania i sprawdzania danych, należy zadbać o dostosowanie systemów księgowych do zbierania określonych danych wymaganych przez ustawę. Nie zawsze są to informacje standardowo zbierane w systemach księgowych i controllingowych. Samo sprawozdanie zawiera jedynie dane zagregowane, natomiast przed jego złożeniem wymagana jest weryfikacja danych szczegółowych. Kluczowe jest wyfiltrowanie należności spornych lub nieuregulowanych z uzasadnionych przyczyn (braki jakościowe usługi, błędna faktura etc.), w zakresie których brak zapłaty przez spółkę jest uzasadniony. Jeśli nie płacimy na czas, ale płatność z różnych uzasadnionych przyczyn nie jest wymagalna, to należności te nie są przeterminowane. Takie należności i uzasadnienie prawne ich kwalifikacji jako niewymagalnych warto udokumentować na potrzeby ewentualnej weryfikacji przez UOKiK.

Czy zapłata jeden dzień po terminie to już „nadmierne opóźnienie w płatności"?

W konkretnych okolicznościach już nawet 1 dzień opóźnienia może być tak sklasyfikowany. Zgodnie z przepisami nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych ma miejsce w przypadku, gdy w okresie trzech kolejnych miesięcy (tj. dowolnych trzech miesięcy następujących po sobie, przypadających w okresie dwóch lat przed dniem wszczęcia postępowania) suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych oraz spełnionych po terminie przez ten podmiot wynosi co najmniej 5 000. 000 zł (a od 2022 r. wartość obniżona do 2 000.000 zł). Nawet zapłata jednej lub kilku większych faktur z opóźnieniem może być więc argumentem dla prezesa UOKiK do wszczęcia postępowania i nałożenia kary.

Na jakiej podstawie prezes UOKiK wszczyna postępowania wobec spółek?

Wszczęcie postępowania przez UOKiK poprzedzone jest tzw. analizą prawdopodobieństwa nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. Prezes UOKiK współpracuje w tym zakresie z szefem Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), do którego może zwrócić się o przekazanie danych z ewidencji VAT. Innym źródłem informacji mogą być sprawozdania o terminach zapłaty. Prezes UOKiK w toku postępowań często zwraca się z zapytaniem także do kontrahentów kontrolowanego niebędących stroną postępowania. Niezalżenie każdy, np. zirytowany lub też nie do końca rzetelny kontrahent, może zgłosić zawiadomienie (donos) dotyczący podejrzenia wystąpienia nadmiernego opóźniania. Na bazie takich danych prezes UOKiK decyduje o wszczęciu postępowania w sprawie nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych.

Jak przebiega postępowanie przed UOKiK i jakich informacji żąda organ?

Wszczęcie postępowania następuje z urzędu w formie postanowienia oraz kolejno wezwania do przedstawienia takich danych, jak dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości, zestawienia kont, pliki JPK_VAT i JPK_WB oraz przede wszystkim informacje dotyczące dokonywanych transakcji handlowych wymagalnych w okresie postępowania. Zestawienie transakcji handlowych musi być uzupełnione na wzorze tabeli Excel przedstawionej przez prezesa UOKiK, co sprawia spółkom sporo problemów praktycznych. Spółki mierzą się w postępowaniach z problemami technicznymi – bazy danych/systemy księgowe są często nieprzygotowane do szybkiego zebrania i przeanalizowania tak dużej ilości danych, a tym bardziej wyeksportowania ich do formatu wymaganego przez prezesa UOKiK. W każdym przypadku wymaga to czasu i wysiłku ludzkiego, dlatego często zwracamy się do UOKiK z umotywowanymi prośbami o przedłużenie terminu na zebranie wymaganych informacji i dokumentów. Następnie pojawia się często kilka dodatkowych rund pytań i wyjaśnień, w których prezes UOKiK dopytuje o dalsze szczegóły zarówno kontrolowanego przedsiębiorcę, jak i jego kontrahentów. Decyzja prezesa UOKiK poprzedzona jest zawiadomieniem o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym w sprawie materiałem dowodowym. Sam materiał i uzasadnienie decyzji niejednokrotnie liczy sobie kilkaset stron. Decyzja prezesa UOKiK jest także publikowana na stronie internetowej UOKiK.

Jak się bronić przed karą administracyjną?

Katalog okoliczności zwalniających z odpowiedzialności w przypadku wystąpienia nadmiernego opóźnienia w płatnościach jest ograniczony, a definicje zawarte w ustawie ocenne i nieostre. Prezes UOKiK obowiązkowo odstępuje od wymierzenia kary, jeżeli wartość niespełnionych lub spełnionych po terminie świadczeń jest równa lub mniejsza od wartości świadczeń pieniężnych nieotrzymanych lub otrzymanych po terminie – tj. zasadniczo, gdy przedsiębiorca sam jest tzw. ofiarą zatorów płatniczych. Drugą okolicznością obligatoryjnego odstąpienia od kary jest sytuacja, gdy do nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych doszło na skutek działania siły wyższej. Ustawodawca miał tu chyba profetyczne wizje, po stronie spółki jest jednak wykazanie istnienia siły wyższej oraz związku przyczynowo-skutkowego z sytuacją finansową spółki oraz opóźnieniami w płatnościach. Dotychczasowe doświadczenie pokazuje, że pandemia Covid-19 jest traktowana przez prezesa UOKiK dość restrykcyjnie. Trzecia kategoria przesłanek odstąpienia od kary jest otwarta i opiera się na „uzasadnionych przypadkach", które prezes UOKiK ocenia w ramach swobodnego uznania administracyjnego. Istotne jest więc przyjęcie odpowiedniej strategii i argumentacji już na początku toczącego się postępowania, a o efekcie decyduje jakość zgromadzonego materiału i argumentacji.

Kiedy nałożona kara jest płatna i jak wygląda postępowanie odwoławcze?

Od pierwszej decyzji administracyjnej prezesa UOKiK przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do złożenia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji pierwszej instancji. Dopiero po ponownym rozpoznaniu sprawy, w razie jej utrzymania w mocy, decyzja staje się ostateczna i na tej podstawie kara administracyjna staje się wymagalna. Dalszy tok odwoławczy to skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego, można wtedy wnioskować o wstrzymanie wykonalności decyzji. Ponieważ przepisy są nowe, to na ukształtowanie się orzecznictwa w tym zakresie przyjdzie nam jeszcze trochę poczekać

Jak spółki mogą ograniczyć ryzyko związane z tą regulacją?

W pierwszej kolejności należy zweryfikować status przedsiębiorcy i spółek z grupy, następnie potwierdzić prawidłowe wykonanie obowiązku składania oświadczeń przez dużych przedsiębiorców. Warto także przeanalizować stosowane wzory umów i przewidziane w nich terminy zapłaty, aby nie wpaść w terminy przekraczające maksymalne (postanowienia nieważne). Przy okazji możliwe jest zweryfikowanie systemów księgowych i controllingowych, pod kątem zbierania i prezentacji danych, w celu uproszczenia kolejnego procesu sprawozdawczego i zabezpieczenia możliwości odpowiedzi na ewentualne pytanie UOKiK. Przy sporządzaniu sprawozdania o terminach płatności warto dokumentować nietypowe transakcje (sporne, z innych przyczyn niewymagalne mimo nadejścia terminu zapłaty etc.).

1) Dane dostępne na stronie UOKiK po adresem: https://www.uokik.gov.pl/bip_zatory_platnicze.php?news_page=2 (dostęp z dn. 25.08.2021)

2) Analizy własne przeprowadzone przez O&W Analytics sp. z o.o.