Informatyka podstawą sukcesu

Z Łukaszem Neumanem, dyrektorem Pionu Informatyki i Telekomunikacji KRUK-a, rozmawia Dariusz Wolak

Czy można teraz prowadzić firmę działającą na rynku wierzytelności bez nowoczesnych narzędzi IT?

Nie wyobrażam sobie działalności tak dużego przedsiębiorstwa o tak ogromnej skali działania bez nowoczesnego narzędzia informatycznego. W ubiegłym roku KRUK przyjął do obsługi 1,2 mln spraw o łącznej wartości 1,4 mld złotych, przeprowadził 2,6 mln rozmów telefonicznych z dłużnikami oraz wysłał do nich 2,5 mln pism. Dodatkowo co miesiąc windykatorzy terenowi składają ponad 13 tys. wizyt w domach dłużników. Teraz w naszym systemie znajduje się około 1,5 mln aktywnych spraw. W tym roku przez nasz system przewinęło się już prawie 3 mln spraw, co zaowocowało pojawieniem się 25 mln wpisów do dzienników sprawy. Praca bez odpowiedniego systemu informatycznego, przy takiej skali działalności, byłaby po prostu niemożliwa.

Czy stosowanie nowoczesnych narzędzi całkowicie eliminuje papierowe dokumenty?

Ich ilość jest znacząco mniejsza. Ale to nie jedyna zaleta. Większość dokumentów występuje w formie elektronicznej, co pozwala na szybką inwentaryzację i łatwy dostęp do archiwów. Nowoczesny system sprawia, że w firmie panuje informacyjny porządek. Niedopuszczalna jest sytuacja, gdy dokumenty są rozsiane po wielu miejscach i dostęp do nich jest ograniczony.

Czy na rynku są dostępne rozwiązania specjalnie dedykowane firmom z branży wierzytelności czy też adaptowane są standardowe systemy informatyczne? Kto jest ich producentem?

Rynek windykacyjny za granicą jest znacznie starszy i dojrzalszy od polskiego i ma już swoje tradycje. Tam też wykształciło się wiele systemów, które coraz częściej wdrażane są w Polsce.

Istnieją bardzo rozbudowane systemy przeznaczone dla wielkich firm, korporacji, szczególnie w branży finansowej, które zintegrowane są z platformami bankowymi. Mogę tutaj wymienić kilka najbardziej popularnych: CACS firmy CGI, DebtManager2000 firmy Technology Science czy Collect! firmy Comtech Systems. Istnieje także wiele innych systemów przeznaczonych dla mniejszych przedsiębiorstw i tworzonych z myślą o rynku amerykańskim: np. Abacus Totality, Profix Software, Prominus, Debt2Collect.net...

Wymienia Pan same zagraniczne rozwiązania. Zatem każdy system trzeba dopasować do naszych warunków. Czy to jest możliwe?

Adaptacja takich systemów jest trudna, długotrwała i kosztowna. Należy je dopasować do polskich norm prawnych, do polityki danego przedsiębiorstwa, do procesów, czy też produktów, które oferuje, dlatego większość polskich firm, podobnie jak KRUK, pracuje na systemach szytych na miarę, budowanych często przez wewnętrzne zespoły programistów, którzy następnie utrzymują i rozwijają te systemy. Zdarza się także, że blisko współpracują z zewnętrznymi firmami specjalizującymi się w budowie systemów informatycznych.

Warto również zauważyć, że w systemach finansowo-księgowych dostępne są moduły windykacyjne o funkcjonalności odpowiadającej potrzebom firm, które prowadzą wyłącznie windykację własnych wierzytelności i dla których windykacja nie jest podstawowym obszarem działalności. Takie moduły można znaleźć w systemach firm Microsoft (Great Plains), TETA, SAP i innych liczących się dostawców rozwiązań.

Systemów jakich firm IT najczęściej używają spółki?

Firmy windykacyjne najczęściej korzystają z systemów własnych opartych na rozwiązaniach Microsoftu, Javy, Oracle?a, Uniksa. Integrowane są natomiast z innymi, komercyjnymi systemami, które są uzupełnieniem tych rozwiązań (CRM, system nawigacji satelitarnej, system billingowy, systemy ściśle telekomunikacyjne).

Dlaczego KRUK zdecydował się na tworzenie własnego oprogramowania?

Dzisiaj nie ma na rynku systemu, który w bardzo krótkim czasie da się zaadaptować dla każdej firmy windykacyjnej. Implementacja każdej nowej funkcjonalności jest bardzo kosztowna, a branża ciągle się rozwija i systemy muszą za nią nadążać. Decydując się na to, czy będziemy tworzyć system własnymi siłami, czy zaadaptujemy rozwiązanie komercyjneDwa lata temu dużo łatwiejsze i szybsze okazało się napisanie systemu o stosunkowo niewielkiej funkcjonalności niż adaptacja gotowego system. Różnorodność procesów i ciągła ich modyfikacja wymagała od nas szybkiej reakcji, a posiadając bardzo dobry zespół specjalistów, realizacja tego projektu nie była większym problem.

Czy było to tańsze?

Myślę, że nie. Zaryzykowałbym stwierdzenie, że koszty były bardzo zbliżone do cen na rynku systemów. Jednak kryterium ceny nie było dla nas wtedy najistotniejsze. Zależało nam bardziej na czasie i pokonaniu trudności związanych z wymianą informacji między systemami klientów a naszym. Ważne było także precyzyjne dopasowanie procesów do wymogów stawianych przez ustawę o ochronie danych osobowych. Z perspektywy czasu oceniam, że była to słuszna decyzja, tym bardziej że nasz system windykacyjny porównywalny jest dzisiaj z najlepszymi dostępnymi na rynku.

Jakich systemów używa KRUK? Jakie obszary działalności pokrywają/wspomagają rozwiązania?

Podstawowym systemem KRUK-a jest system windykacyjny Delfin. Obejmuje w pełni następujące obszary działalności: monitoring, windykację pozasądową, windykację bezpośrednią, windykację sądową i jest podstawowym źródłem danych dla systemów informacji zarządczej (MIS).

KRUK korzysta również z systemów powiązanych z Delfinem. Są to systemy: CRM, MIS, system billingowy, serwer faksów, system nagrywania rozmów, system łączności satelitarnej (GPS), systemy FK oraz HR.

Czy spółka zakończyła już inwestycje w informatykę?

Nie, szczególnie że otworzyła się droga do wykorzystania funduszy unijnych. Ponadto dynamiczny rozwój polskiego rynku zarządzania wierzytelnościami spowoduje jeszcze większy apetyt na inwestycje w branży windykacyjnej.

Wciąż pojawiają się nowe produkty i procesy windykacyjne, które siłą rzeczy muszą być wspomagane narzędziami informatycznymi. KRUK stawia na innowacyjność popartą technologią, a to bardzo mocno wiąże się z inwestowaniem w IT.

Czy KRUK planuje ponoszenie nowych nakładów?

Tak, jest to zawsze bardzo istotna pozycja w przygotowywaniu budżetu każdego roku. Przyjęta strategia KRUK-a wymusza realizację poszczególnych projektów zgodnie z przyjętym harmonogramem, a to zawsze wiąże się z ponoszeniem sporych nakładów.

Zgodnie ze strategią stoją przed nami kolejne wyzwania, np. wyjście z ofertą windykacyjną poza granice naszego kraju oraz zbudowanie tam całej infrastruktury teleinformatycznej.

Jakich rozwiązań firma potrzebuje?

Przede wszystkim rozwiązań stabilnych, niezawodnych, efektywnych i bezpiecznych.

Nadal rozwijamy nasz system windykacyjny, ciągle go optymalizujemy i zwiększamy zakres funkcjonalności. Pracujemy teraz nad rozwiązaniami data miningowymi, wykorzystującymi elementy sztucznej inteligencji - niezbędne jest to na przykład do wyceny kupowanych pakietów wierzytelności. Staramy się również stale usprawniać obieg dokumentów w firmie i eliminować wąskie gardła przepływu informacji. Zwłaszcza że w firmie pracuje prawie 450 osób.

Kiedy ruszą kolejne projekty informatyczne?

Informatyzacja firmy windykacyjnej to proces ciągły, tym bardziej że poruszamy się jeszcze na dziewiczym rynku. W naszym przypadku prowadzimy je już 2 lata, co jakiś czas zamykając poszczególne etapy projektu. Z każdą nową potrzebą rozwijamy kolejne moduły systemu. To jest jak układanka, do której dokłada się kolejne puzzle.

Czy będą to rozwiązania własne czy obce?

Stawiamy raczej na rozwiązania własne, jeśli dotyczą one działalności czysto windykacyjnej. Praktyka pokazała, że jest właściwe podejście. Niemniej nie przekreślamy innych rozwiązań. W KRUK-u potrzeb teleinformatycznych jest coraz więcej i zdajemy sobie sprawę, że nie wszystkie możemy wdrożyć własnymi siłami (np. systemy finansowo-księgowe).

Jaki może być budżet takich projektów?

Można powiedzieć, że budżet wszystkich projektów to kilka milionów złotych w skali roku.

Dziękuję za rozmo