Skutki finansowe zmian prawnych w zakresie jawności i równości wynagrodzeń

Zgodnie z niewiążącymi zapowiedziami na dzień dzisiejszy przyjęcie ustawy planowane jest na IV kwartał tego roku. Obecny projekt, datowany na koniec kwietnia, przewiduje sześciomiesięczne vacatio legis i należy się spodziewać, że zostanie ono utrzymane. Daje to pracodawcom nieco więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków, choć akurat kwestie okresu raportowania podlegają specyficznym regulacjom i założeniem jest co do zasady jako pierwszy okres raportowania czas od dnia wejścia w życie odnośnej ustawy do końca danego roku kalendarzowego. Analizy wskazują, że istotna część pracodawców nie rozpoczęła jeszcze niezbędnych działań – warto wykorzystać opóźnienia legislacyjne i jak najszybciej nadrobić zaległości. Pracownicy przestają obawiać się zadawania pytań o wynagrodzenia – co potwierdzają kierowane już teraz do pracodawców zapytania powołujące się na przepisy dyrektywy, mimo braku jej formalnego wdrożenia do polskiego porządku prawnego.

Katalog nowych obowiązków, które mają zostać nałożone na pracodawców, jest rozbudowany, a projektowane przepisy – skomplikowane. Pośrednio mogą one rodzić skutki finansowe, w praktyce zarówno na poziomie administracyjnym związane z ich realizacją, jak i – co jest głównym celem dyrektywy, który bywa nieco przesłaniany przez samą jej nośność – niwelowania nierówności wynagrodzeń poprzez wprowadzenie mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów ich egzekwowania. W tym zakresie skutki finansowe będą obejmować zarówno roszczenia ze strony pracowników, konieczne działania naprawcze w związku z raportowaną luką płacową oraz sankcje za niezrealizowanie ustawowych obowiązków.

Jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na pracodawców w zakresie jawności i równości wynagrodzeń?

Upraszczając, celom przejrzystości wynagrodzeń mają służyć rozwiązania powszechnie zmuszające pracodawców do ujawniania informacji o firmowym systemie wynagrodzeń jako strukturze (w tym również w określonym zakresie o dokonanej ocenie wartości pracy stanowiącej podstawę tejże struktury) oraz informacji o indywidualnych wynagrodzeniach pracowników na tle danej kategorii, do której przynależą. W przypadku większych pracodawców przewidziano również obowiązek (wprowadzany stopniowo) sporządzania sprawozdań w zakresie luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej (oraz swoistą, wieloetapową procedurę kontroli w tym zakresie) – tak aby umożliwić w szczególności porównywanie sytuacji pracowników płci żeńskiej i męskiej, dostarczyć im informacji, a tym samym zniwelować obecne przeszkody w dochodzeniu roszczeń. Równości wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości służyć ma również zastosowanie szeregu innych mechanizmów egzekwowania. Będzie niezwykle trudne lub wręcz niemożliwe sprostanie tym wymogom dopiero na etapie kontroli czy sporu sądowego z pracownikiem ze względu na ich złożoność, a pochylenie się nad nimi dopiero wówczas będzie spóźnione.

Jak wyliczana będzie luka płacowa i jakie ryzyka niesie za sobą raportowanie takich danych?

Zgodnie z definicją zawartą w projekcie ustawy: luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnicę między średnim poziomem wynagrodzenia lub średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia lub średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia lub średniego godzinowego poziomu zatrudnienia pracowników płci męskiej. W odniesieniu do obowiązków dotyczących raportowania luki płacowej będą one ciążyły na pracodawcach zatrudniających co najmniej 100 pracowników, a dla mniejszych będą dobrowolne.

Projektowana ustawa przewiduje szereg mechanizmów obliczeń elementów związanych z luką płacową, a wraz z ostatnią jej wersją pojawił się również projekt rozporządzenia (który spotkał się również z krytyką w ramach konsultacji społecznych) określającego szczegółowe informacje o wskaźnikach zawartych w sprawozdaniu dotyczącym luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, sposób obliczania oraz wzory wskaźników, mając na względzie zasadę równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Pierwsza formuła pojawia się już przy samym określaniu, czy pracodawca podlega raportowaniu i jego częstotliwości. Kolejne zawarte są we wspomnianym powyżej projektowanym rozporządzeniu. Definicje pojęć, do których należy się odnieść przy przygotowywaniu raportu, zostały zawarte w słowniczku projektowanej ustawy. Wszystko to ma w szczególności zapewnić jednolitą prezentację wymaganych danych. Aby określić podleganie raportowaniu, pracodawca powinien przeliczyć liczbę pracowników zatrudnionych w roku kalendarzowym na roczne jednostki robocze (rozumiane jako suma liczby osób zatrudnionych u pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego, bez względu na wymiar czasu pracy i długość okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, po ich przeliczeniu na pełne etaty). Jeżeli dany podmiot korzysta z pracowników tymczasowych powinien uwzględnić ich w powyższych obliczeniach, natomiast wówczas agencja pracy tymczasowej nie wlicza ich do własnego zatrudnienia. Ustawowo wzory mają być stosowane do przeliczeń na roczne jednostki robocze.

W celu samego przygotowania raportu niezbędna jest analiza zarówno ustawy, jak i wspomnianego rozporządzenia i dokonanie złożonych obliczeń w oparciu o narzucone nim wzory. Mianowicie, sprawozdanie z luki płacowej dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego zgodnie z projektowanym rozporządzeniem, według wersji aktualnie opublikowanej, powinno zawierać szczegółowe informacje o (wszystkie poniższe skróty zawarte we wzorach zdefiniowane zostały w omawianym projekcie, a ze względu na ich objętość pozostają poza niniejszym omówieniem w szczególności, zarysowując projektowany zakres:

1) luce płacowej ze względu na płeć: a) rocznej [wzór: (SPWK – SPWM) / SPWM x 100 proc.], b) godzinowej [wzór: (SPGWK – SPGWM) / SGPWM x 100 proc.];

2) luce płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych: a) rocznej [wzór: (SPSUZK – SPSUZM) / SPSUZM x 100 proc.], b) godzinowej [wzór: (SGPSUZK – SGPSUZM) / SGPSUZM x 100 proc.];

3) medianie luki płacowej ze względu na płeć: a) rocznej [wzór: (MPWK – MPWM) / MPWM x 100 proc.], b) godzinowej [wzór: (MGPWK – MGPWM) / MGPWM x 100 proc.];

4) medianie luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych: a) rocznej [wzór: (MSUZK – MSUZM) / MSUZM x 100 proc.], b) godzinowej [wzór: (MGSUZK – MGSUZM) / MGSUZM x 100 proc.];

5) odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne: a) odsetku kobiet [wzór: (SUZK / SUZP) x 100 proc.], b) odsetku mężczyzn [wzór: (SUZM / SUZP) x 100 proc.];

6) odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym przedziale wynagrodzenia: a) odsetku kobiet w każdym z czterech przedziałów poziomów wynagrodzenia [wzór: (LKwP / LPwP) x 100 proc.], b) odsetku mężczyzn w każdym z czterech przedziałów poziomów wynagrodzenia [wzór: (LMwP / LPwP) x 100 proc.], c) odsetku kobiet w każdym z czterech przedziałów godzinowych poziomów wynagrodzenia [wzór: (LKwGP / LPwGP) x 100 proc.], d) odsetku mężczyzn w każdym z czterech przedziałów godzinowych poziomów wynagrodzenia [wzór: (LMwGP / LPwGP) x 100 proc.];

7) luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych: a) rocznej ww. wynagrodzenia określonego stawką godzinową lub miesięczną [wzór: (SPWPKwK – SPWPMwK) / SPWPMwK x 100 proc.], b) godzinowej ww. wynagrodzenia określonego stawką godzinową lub miesięczną [wzór: (SGPWPKwK – SGPWPMwK) / SGPWPMwK x 100 proc.], c) rocznej dla składników uzupełniających lub zmiennych [wzór: (SPSUZKwK – SPSUZMwK) / SPSUZMwK x 100 proc.], d) godzinowej dla składników uzupełniających lub zmiennych [wzór: (SGPSUZKwK – SGPSUZMwK) / SGPSUZMwK x 100 proc.].

Raportowanie takich danych niesie za sobą ryzyka: czyni nierówności widocznymi, prowadzi do dalszych pytań, mogą być one również wykorzystywane jako dowód w sprawach o dyskryminację czy szerzej stanowić istotną informację dla podmiotów zewnętrznych (chociażby przy różnego rodzaju audytach, w tym transakcyjnych), wskazującą na nieprawidłowości czy możliwość sporów lub sankcji. Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca ma zapewnić zakładowej organizacji dostęp do metody stosowanej do sporządzania sprawozdania z luki płacowej w ramach konsultacji potwierdzania rzetelności informacji w niej zawartych. Odpowiednie informacje o luce płacowej przekazywane mają być przez pracodawcę również pracownikom oraz Państwowej Inspekcji Pracy, a na wniosek – również pracownikom. Szczegółowe dane będą również dostępne dla związków zawodowych czy przedstawicieli pracowników w ramach działań zaradczych i wspólnej oceny wynagrodzeń. Wszystko to sprawi, że informacje dotyczące wynagrodzeń oraz stanów faktycznych, które dotychczas pozostawały poufne albo wręcz niewidoczne (być może wobec braku stosownych analiz nie są one znane nawet samym firmom), zostaną ujawnione i narażone na kwestionowanie, a konieczne stanie się wyjaśnienie, co za nimi stoi.

W jakich sytuacjach należy obawiać się pozwów pracowników?

Należy oczekiwać, że pozwy pracowników będą pojawiały się w sytuacjach, w których z danych agregowanych na potrzeby raportowania wynikać będzie luka płacowa lub inne rozbieżności, a pracodawca – w ramach udzielanych wyjaśnień – nie zdoła przedstawić ich wiarygodnego uzasadnienia, danych źródłowych ani zgodnego z prawem wyjaśnienia. Wydaje się, że oprócz twardych danych kluczowa będzie również odpowiednia komunikacja z pracownikami, związkami zawodowymi oraz przedstawicielami pracowników. Na etapie raportowania może być już za późno na wprowadzanie zmian w systemie wynagradzania lub korygowanie nieprawidłowości – dlatego warto wychwycić je wcześniej. Jest to tym bardziej istotne, że mogą one prowadzić do roszczeń ze strony pracowników, a projektowane przepisy przewidują, że osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, ma prawo do zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę lub prawo do odszkodowania. Odszkodowanie to ma obejmować w szczególności pełne odzyskanie zaległego wynagrodzenia i związanych z nim świadczeń rzeczowych, odszkodowanie za utracone korzyści, odszkodowanie za szkody spowodowane przez inne odpowiednie czynniki, które mogą obejmować dyskryminację krzyżową, a także odsetki za zwłokę.

Monika Krzyszkowska

partnerka, Addleshaw Goddard Poland