| Zarząd Spółki PHS "HYDROTOR" S.A., z siedzibą w Tucholi, przy ulicy Chojnickiej 72, wpisanej do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000119782, o kapitale zakładowym w wysokości 4.796.600 zł w całości opłaconym, działając na podstawie art. 399 § 1 i art. 402(1) Kodeksu Spółek Handlowych oraz § 11. Statutu Spółki zwołuje na dzień 22 czerwca 2013 r. Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (Zgromadzenie), które odbędzie się o godz. 10 w Tucholi, w budynku Gimnazjum nr 1 przy ul. Piastowskiej 23 z następującym porządkiem obrad: 1. Otwarcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy 2. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i sporządzenie listy obecności. 3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do powzięcia ważnych uchwał. 4. Przyjęcie porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. 5. Wybór Komisji Uchwał i Wniosków oraz Komisji Skrutacyjnej. 6. Przedstawienie przez Zarząd sprawozdania z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego za 2012 r. 7. Przedstawienie przez Radę Nadzorczą sprawozdania za 2012 r. i ocena sytuacji Spółki 8. Podjęcie uchwały o rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Spółki za 2012 r. 9. Podjecie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2012 r. 10. Podjecie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania Rady Nadzorczej 11. Rozpatrzenie i zatwierdzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z działalności Grupy Kapitałowej HYDROTOR za 2012 r. 12. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Zarządu Spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków w 2012 roku. 13. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Rady Nadzorczej Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2012 roku. 14. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku. 15. Zmiany Statutu Spółki. 16. Zmiany w Regulaminie Rady Nadzorczej. 17. Zamknięcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. Na podstawie art. 402(2) Kodeksu spółek handlowych Spółka przekazuje opis procedur dotyczących uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu: 1. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki, wykonywania prawa głosu, w tym przez pełnomocnika a) Zgodnie z art. 406(1) Kodeksu spółek handlowych w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć osoby, będące akcjonariuszami Spółki na 16 dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu) tj. osoby będące akcjonariuszami Spółki w dniu 6 czerwca 2013 r. b) W celu uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki PHS "HYDROTOR" S.A. uprawnieni ze zdematerializowanych akcji na okaziciela Spółki "HYDROTOR" S.A., nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia (tj. po 24 maja 2013 r.) i nie pó¼niej niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu (tj. 7 czerwca 2013 r.) zgłaszają do podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa Walnym Zgromadzeniu. Imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu powinno zawierać: 1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia, 2) liczbę akcji, 3) rodzaj i kod akcji, 4) siedzibę i adres Spółki HYDROTOR S.A. 5) wartość nominalną akcji, 6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji, 7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji, 8) cel wystawienia zaświadczenia, 9) datę i miejsce wystawienia zaświadczenia, 10) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia. c) Na żądanie uprawnionego ze zdematerializowanych akcji na okaziciela w treści zaświadczenia powinna zostać wskazana część lub wszystkie akcje zarejestrowane na jego rachunku papierów wartościowych. Spółka rekomenduje akcjonariuszom odbieranie wystawionych przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i posiadanie przy sobie w dniu Walnego Zgromadzenia. d) Zgodnie z art. 412 Kodeksu spółek handlowych akcjonariusze mogą uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu HYDROTOR S.A. oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. e) Przedstawiciele osób prawnych powinni okazać aktualne odpisy z właściwych rejestrów wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów. Osoby nie wymienione w w/w odpisie powinny legitymować się właściwym pełnomocnictwem podpisanym przez osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może: • udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa, (z zastrzeżeniem, iż stosownie do art. 412(2) § 3 Kodeksu spółek handlowych jeżeli pełnomocnikiem jest członek zarządu, członek rady nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, wówczas udzielenie pełnomocnictwa dalszego jest wyłączone); • reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz Spółki, posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. f) Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na Walnym Zgromadzeniu. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki "HYDROTOR" S.A. jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej lub pracownik Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu w dniu 22.06.2013 r. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bąd¼ możliwość wystąpienia konfliktu interesów oraz zobowiązany jest głosować zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. g) Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej albo za pomocą formularzy umieszczonych na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.hydrotor.com.pl. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, w tym udzielonego na formularzach dostępnych na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.hydrotor.com.pl, należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na adres mailowy: [email protected]. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej powinno być dostarczone na adres mailowy: [email protected] przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej powinno zapewnić identyfikację akcjonariusza oraz pełnomocnika. W celu identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać, jako załącznik w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF": • w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną - kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości akcjonariusza, jako mocodawcy; • w przypadku akcjonariusza będącego osobą prawną - kopię odpisu z właściwego rejestru, w którym mocodawca jest zarejestrowany. W celu identyfikacji pełnomocnika Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo żądania okazania przez pełnomocnika przy sporządzaniu listy obecności osób uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki: • w przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną - dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu potwierdzającego tożsamość pełnomocnika; • w przypadku pełnomocnika akcjonariusza będącego osobą prawną – oryginału lub kopii, potwierdzonej za zgodność przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem, odpisu z właściwego rejestru, w którym dany akcjonariusz, będący osobą prawną jest zarejestrowany. Przesłane drogą elektroniczną dokumenty, w przypadku gdy sporządzone są w języku obcym, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z art. 402(3) § 1 pkt. 5 Kodeksu spółek handlowych formularze pozwalające na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika udostępnione są na stronie internetowej Spółki, pod adresem: www.hydrotor.com.pl. h) Zasady dotyczące identyfikacji akcjonariusza stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki o odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa. Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki. i) Od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia Spółka udostępnia na swojej stronie internetowej: www.hydrotor.com.pl oraz w siedzibie Spółki wzór formularza pozwalającego na wykonywanie głosu przez pełnomocnika. Formularz nie służy do weryfikacji sposobu głosowania dokonywanego przez pełnomocnika w imieniu akcjonariusza. Korzystanie z formularza udostępnionego przez Spółkę nie jest dla akcjonariusza obligatoryjne i nie jest warunkiem oddania głosu przez pełnomocnika obecnego na Walnym Zgromadzeniu. Możliwość skorzystania z formularza jest prawem, a nie obowiązkiem akcjonariusza. Od decyzji akcjonariusza zależy w jaki sposób jego pełnomocnik będzie wykonywał prawo głosu. 2. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401 § 1 Kodeksu spółek handlowych akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone zarządowi nie pó¼niej niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia tj. do dnia 1 czerwca 2013 r. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Zarząd niezwłocznie, jednak nie pó¼niej niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia tj. do dnia 4 czerwca 2013 r., ogłasza zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać złożone w formie pisemnej w siedzibie Spółki pod adresem ul. Chojnicka 72; 89-500 Tuchola lub w postaci elektronicznej w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF" na adres: [email protected]. Akcjonariusz lub akcjonariusze powinni wykazać, iż na dzień złożenia żądania posiadają co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego poprzez załączenie do żądania świadectw depozytowych wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu poprzez załączenie aktualnych odpisów z właściwych rejestrów wymieniających osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie w postaci elektronicznej w/w dokumenty winny zostać przesłane w formie elektronicznej w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF" 3.Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401 § 4 Kodeksu spółek handlowych akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekty uchwał powinny zostać zgłoszone w formie pisemnej w siedzibie Spółki pod adresem ul. Chojnicka 72; 89-600 Tuchola lub w postaci elektronicznej w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF" na adres: [email protected]. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej Spółki, pod adresem: www.hydrotor.com.pl. Akcjonariusz lub akcjonariusze powinni wykazać, iż na dzień zgłoszenia projektów uchwał posiadają co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego poprzez załączenie do zgłaszanych projektów uchwał świadectw depozytowych wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu poprzez załączenie aktualnych odpisów z właściwych rejestrów wymieniających osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających projekty uchwał w postaci elektronicznej w/w dokumenty winny zostać przesłane w formie elektronicznej w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF" 4. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia podczas Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401 § 5 Kodeksu spółek handlowych każdy z akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Propozycje projektów uchwał, objętych porządkiem Walnego Zgromadzenia wraz z krótkim uzasadnieniem winny być składane na piśmie – osobno dla każdego projektu uchwały – z podaniem imienia i nazwiska albo firmy (nazwy) akcjonariusza, na ręce Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia. 5. Uczestniczenie w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Statut Spółki nie przewiduje możliwości uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 6. Wypowiadanie się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Statut Spółki nie przewiduje możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 7. Wykonywanie prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Statut Spółki i Regulamin Walnego Zgromadzenia nie przewiduje oddawania głosu na Walnym Zgromadzeniu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. 8. Dostęp do dokumentacji dotyczącej Walnego Zgromadzenia Pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia jest umieszczony od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki www.hydrotor.com.pl. Dokumenty te są niezwłocznie aktualizowane w przypadku wprowadzania zmian zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych. Osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać odpisy ww. dokumentacji w siedzibie Spółki. 9. Lista uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Lista uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie ustalona na podstawie wykazu sporządzonego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych (Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych) i będzie wyłożona do wglądu akcjonariuszy w siedzibie Spółki pod adresem ul. Chojnicka 72;, 89-500 Tuchola, na trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia tj. w dniach od 19 czerwca do 22 czerwca 2013 r., w godzinach od 9.00 do 15.00. Akcjonariusz może żądać przesłania mu nieodpłatnie pocztą elektroniczną listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie powinno być sporządzone w formie elektronicznej w postaci dokumentu w formacie "PDF", "JPG" lub "TIFF" i przesłane na adres [email protected] lub wysłane faksem na nr (52) 3348635. Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu oraz kopie świadectwa depozytowego lub imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu celem potwierdzenia uprawnienia do żądania listy akcjonariuszy (uprawnienie to zgodnie z art. 407 Kodeksu spółek handlowych przysługuje jedynie akcjonariuszom Spółki). Spółka rekomenduje akcjonariuszom odbieranie wystawionych przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz sprawdzanie czy akcjonariusz został ujęty na liście akcjonariuszy uprawionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu. Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie kart do głosowania w ciągu godziny przed rozpoczęciem obrad. | |
