Flota w komputerze

Utrzymanie floty samochodowej to jedno z największych obciążeń przedsiębiorstwa. Efektywne zarządzanie posiadanym parkiem samochodowym pozwala zredukować koszty do niezbędnego minimum, przy zachowaniu dotychczasowych standardów.

Usługi leasingowania i zarządzania flotami samochodowymi oferuje w Polsce kilkanaście firm, w tym duże sieciowe wypożyczalnie samochodów. Są to usługi przeznaczone na ogół dla firm posiadających większe tabory samochodowe. Małe przedsiębiorstwa, które chcą korzystać z zarządzania flotą, powinny zainteresować się możliwościami, jakie daje wykorzystanie internetu. Dzięki sieci można ograniczyć administrację, a jednocześnie łatwo śledzić koszty powstające przy eksploatacji aut. Szczególnie ważne jest monitorowanie kosztu ubezpieczeń komunikacyjnych, a także ewentualnej likwidacji szkód powypadkowych. Pozwala to na łatwe porównanie kosztów eksploatacji, co może być szczególnie istotne przy podejmowaniu decyzji o poszerzaniu lub wymianie taboru samochodowego.

Oferty on-line

O tym, jak różne mogą być koszty obsługi parku samochodowego, nie trzeba nikogo przekonywać. Aplikacje internetowe mogą przesyłać informacje o zbliżającym się przeglądzie czy konieczności dokonania naprawy, zarówno do osób zarządzających, jak i do sieci dealerskiej. Dzięki temu, do firmy mogą wpływać oferty na wykonanie odpowiednich usług, będące czymś w rodzaju miniprzetargu. Pozwala to na wybranie ofert najkorzystniejszych, wyselekcjonowanych przy użyciu odpowiednich filtrów.

Oprogramowanie do zarządzania flotami samochodowymi on-line robi zawrotną karierę w USA, zyskuje popularność również w krajach Europy Zachodniej, szczególnie w Wielkiej Brytanii. W Polsce tego typu narzędzie uruchomił na swoich stronach serwis mojeauto.pl. Witryna pozwala m.in. na prowadzenie zapisków, historii napraw i kosztów związanych z samochodem, do których dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione.

System został stworzony z myślą o dealerach samochodowych i ich klientach jako część obsługi przedsprzedażnej i posprzedażnej. Dedykowana strona umożliwia klientowi przeglądanie oferty dealera, złożenie zapytania ofertowego oraz zamówienia - ma za zadanie podtrzymać kontakt klienta ze sprzedawcą. Strona pełni również funkcję wirtualnego garażu dla auta. Dostęp do takiej strony otrzymują klienci, którzy odwiedzają salon współpracującego z mojeauto.pl dealera, a ich dane zostaną zarejestrowane w systemie. Tylko klient ma dostęp do swoich zapisków, korzystając ze znanego tylko jemu hasła. Dealer może jedynie wprowadzać dane na stronę klienta, tj. dokonywać wpisów do jego książki serwisowej.

Dla małych i średnich

Najważniejsze moduły systemu zarządzania flotą to "Przypominacz", "Moje koszty" oraz "Książka serwisowa". Użytkownik rejestruje na stronie swoje samochody i od tego momentu wszelkie uwagi związane z eksploatacją auta może przechowywać na swojej stronie.

"Przypominacz" daje możliwość wprowadzania planowanych czynności związanych z użytkowaniem pojazdu, o których użytkownik chciałby, aby przypomniano mu w określonym czasie. Mogą to więc być naprawy, przeglądy, terminy zapłaty rat czy ubezpieczenia. Przypomnienie przychodzi do użytkownika pocztą elektroniczną w danym dniu.

"Moje koszty" to kolejne narzędzie pozwalające na ułatwienie czynności związanych z eksploatacją auta. Użytkownik ma możliwość wprowadzania ponoszonych kosztów, a następnie generowania zestawienia wprowadzonych kosztów według miesięcy czy też według rodzaju kosztu (paliwo, naprawa eksploatacyjna, powypadkowa itp.).

"Książka serwisowa" pozwala na dokumentowanie eksploatacji samochodu. Jeśli dealer dokona napraw w samochodzie klienta, również on będzie miał możliwość wpisu do jego "Książki serwisowej".

- Usługa została wprowadzona niedawno i cieszy się dużym powodzeniem - mówi Dorota Murzyńska, public relations manager serwisu mojauto.pl. Jej zdaniem, z tego typu usług korzystają głównie małe i średnie firmy, które zaczynają interesować się sprawnym zarządzaniem swoim taborem samochodowym.Rynek zarządzania flotami on-line ma w sobie ogromny potencjał. Barierą pozostaje wciąż jednak dość niska świadomość możliwości wykorzystania sieci w firmach. Zainteresowanie tymi usługami z pewnością będzie jednak rosło wraz ze wzrostem nacisku inwestorów na ograniczanie kosztów.

1. Do celów porównawczych zebraliśmy oferty leasingu samochodu osobowego dla firmy o wartości 50 tys. zł netto. Dane dotyczą leasingu operacyjnego, na 48 miesięcy, przy wpłacie wstępnej 20 proc. wartości samochodu. Oprócz podanych w tabeli rat, firmy pobierają często przy zawieraniu umowy jednorazową prowizję wynoszącą 1-3 proc. Prowizja ta została uwzględniona w kolumnie "suma opłat". Dla przejrzystości podajemy wszystkie wartości w procentach, wiele firm w swoich dokumentach przedstawia je także kwotowo.

2. Wartości z tabeli należy traktować jako przykład. Raty, opcja wykupu i inne parametry zmieniają się w zależności od wartości, czasu trwania i wpłaty wstępnej. Do ich obliczania firmy stosują programy komputerowe, czasem specjalny kalkulator można znaleźć na ich stronach www. Kiedy szukamy oferty leasingowej, często handlowcy nie są w stanie obliczyć "od ręki" kosztów leasingu, najlepiej poprosić o przesłanie propozycji rozliczenia faksem lub pocztą elektroniczną.

3. Jako przykład zaproponowaliśmy leasing złotówkowy, ale większość firm daje także możliwość leasingu w euro, dolarach lub frankach szwajcarskich.

4. Podane w tabeli wartości dotyczą oferty standardowej, tzn. bez czasowych promocji i upustów, polegających np. na rezygnacji z prowizji. Firmy leasingowe związane z producentami lub dealerami poszczególnych marek samochodów proponują też często lepsze warunki na zakup aut danej marki, można w ten sposób zaoszczędzić nawet 10 proc. kosztów leasingu. Warto próbować szukać także nieco tańszej oferty w internecie, gdzie zdarzają się specjalne promocje dla użytkowników portali finansowych i samochodowych - tak robi np. Siemens Finance.

5. W tabeli nie ma wszystkich działających w Polsce firm leasingowych, których liczbę można szacować na 30, a jedynie te, które mają ofertę spełniającą zadane przez nas przykładowe warunki. Brakuje firm specjalizujących się w leasingu urządzeń przemysłowych i dóbr wysokiej wartości, jak np. Polski Leasing Przemysłowy lub firm oferujących leasing wyłącznie flot samochodowych (np. ING Car Leasing). Wiele firm nie daje możliwości leasingu o wartości poniżej 25 czy 50 tys. euro. Na rynku jest też kilka podmiotów proponujących leasing jedynie urządzeń produkowanych przez firmę należącą do danej grupy, jak np. Caterpilar Leasing. Czasem firmy leasingowe, wyspecjalizowane np. w liniach technologicznych, umożliwiają swoim dużym klientom także leasing samochodów.

6. Podpisanie umowy leasingu nie wiąże się z nadmiarem formalności. Potrzebne są zwykle podstawowe dokumenty firmy i zaświadczenie o braku zaległości w stosunku do urzędu skarbowego. Po zgromadzeniu dokumentów, decyzja o przyznaniu leasingu podejmowana jest od ręki. Niektóre firmy deklarują, że formalności nie trwają dłużej niż godzinę.

7. Podane w tabeli kontakty dotyczą zwykle centrali firmy. Większość z prezentowanych podmiotów ma kilka przedstawicielstw lub punktów dealerskich w całym kraju.