Plusy i zagrożenia

W wyniku podpisania umowy outsourcingowej zleceniodawca może odnieść wiele korzyści. Oczywiście, są też zagrożenia, które niesie każde przedsięwzięcie.

Zacznijmy od PLUSÓW, czyli korzyści, jakie płyną z outsourcingu:

l obniżenie wydatków, ponieważ nie trzeba ponosić kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy,

l powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle pracowników macierzystej firmy (firma outsourcingowa, wykonując podobne czynności w wielu firmach, może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo),

l możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne,

l możliwość obejścia blokady etatów; przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej,

l bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy; firma outsourcingowa ma znacznie większą wydajność pracy - pracownicy są wyspecjalizowani i mają większe doświadczenie,

l nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie,

l łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych,

l pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz,

l może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie kosztów inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę; nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing,

l ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej, sama zaś firma zlecająca ma szansę wdrażania know-how w zakresie najnowszych technologii i wykorzystywanych systemów,

l tworzenie uprzywilejowanych relacji z dostawcami,

l racjonalizacja wydatków, polegająca m.in. na zmianie kosztów stałych na zmienne, podział ryzyka, zarządzanie rozproszonymi aktywami,

l łatwość budżetowania - stałe i znane opłaty z tytułu funkcjonowania systemu IT.

- Komentarz

Powodzenie umowy outsourcingowej zależy w dużej części od początkowej jej fazy. Outosurcing powinien być wdrażany etapami i wszystkie te etapy powinny być w miarę precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie opieki nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony umowy outsourcingu.

Zagrożenia, czyli MINUSY wynikające z umowy outsourcingowej:

l utrata kontroli nad firmą, wynikająca z rozliczania dostawcy z efektu, a nie ze sposobu jego osiągnięcia,

l utrata elastyczności (możliwość dopasowania sposobu osiągania celów w zależności od aktualnych priorytetów i zasobów),

l utrata zdolności konkurencyjnej, ponieważ dostawca może stosować rozwiązania typowe dla innych konkurencyjnych firm,

l niedopasowanie kultur organizacyjnych, gdyż sposoby realizacji zadań poprzez wpływ na różne procesy mogą powodować konflikty pomiędzy pracownikami klienta i dostawcy,

l możliwość wykorzystania nieumiejętności i niewiedzy klienta przeciwko niemu,

l ryzyko obniżenia jakości usług świadczonych przez dostawcę,

l trudności w egzekwowaniu dostępności zasobów poza ustalonymi terminami,

l zagrożenie wewnętrznego know-how poprzez upowszechnienie najlepszych praktyk przez dostawcę w obsłudze innych klientów.

- Komentarz

Oczywiście, wszystkie zagrożenia wynikające z usług outsourcingowych można minimalizować. Służy temu właściwa organizacja, mechanizmy wzajemnej komunikacji, procedury działania, zapisy kontraktowe oraz rzetelnie przeprowadzony proces przygotowania negocjacji i przekazania odpowiedzialności firmie zewnętrznej.

Wady outsourcingu są "warunkowe", a zatem w przypadku dobrze przeprowadzonego procesu korzyści są znacznie większe od zagrożeń. Dlatego warto to zrobić, ale fachowo. Bardzo istotny jest zatem dobór profesjonalnej firmy.