Potrzebne, ale nie lubiane

Nikt nie lubi być oceniany. Tak naprawdę niewielu też lubi oceniać. Systemy ocen pracowników mogą jednak dać tyle korzyści, że warto je wdrożyć. Jednym z najbardziej motywujących efektów jest wzrost wydajności - czyli marzenie każdej firmy. Sztuką jest jednak wprowadzenie takiego systemu, który sam mógłby być wysoko oceniony.

Ocena jako sposób na motywację i podwyższanie kompetencji pracownika, a w ostatecznym efekcie również wydajności - tak chcieliby teoretycy. W praktyce większość firm ocenę pracownika wiąże z poziomem premii, a liczne międzynarodowe koncerny mają w niej broń szybkiego reagowania - mogąc bez dodatkowych weryfikacji zwalniać ludzi znajdujących się na końcu tablicy ocen. Szczególnie pomocna jest tu krzywa Gaussa, która zmusza menedżerów do zakwalifikowania 10% zespołu do grupy najlepszych, 80% do przeciętnych, a pozostałych na sam dół. - Korzystają z niej szczególnie firmy prowadzące politykę tzw. świeżej krwi, gdzie dochodzi do częstych rotacji - mówi Marta Deptuła z GB Resources.

Na drugim biegunie są firmy, które przeprowadzają oceny, bo tak wypada. Setki pracowników wypełniają arkusze i testy po ty by trafiły do szuflad. Rozmowy, do których przy tej okazji dochodzi, natychmiast idą w zapomnienie.

Nie lubią, ale tak naprawdę chcą

Nawet jednak gdy w firmie jest idealnie, nie ma co liczyć, że proces ocen wzbudzi sympatię.

- Ludzie po prostu nie lubią być oceniani, zwłaszcza że oceny często służyły tylko negatywnym decyzjom, a nie rozwojowi pracownika. Musi minąć jeszcze trochę czasu, by oceny nie wywoływały nadmiernych emocji i przyjmowano je jako naturalny element pracy, jak dzieje się to na Zachodzie - uważa Agnieszka Biegańska z firmy doradztwa personalnego DOOR Poland.

Sytuacja jest jednak paradoksalna - ludzie z jednej strony nie lubią być oceniani, z drugiej chcieliby wiedzieć, jak pracują. A tego nie da im się przedstawić lepiej niż w ocenie i rozmowie oceniającej. Pracownik ma wówczas okazję zobaczyć, czy jego wyobrażenie o własnej pracy pokrywa się z tym, jak postrzegają jego wysiłki inni. Ma też okazję do wyrażenia swoich opinii. - Ważne, by w trakcie rozmowy oceniającej, tyle samo czasu, ile szef, mówił również jego podwładny. Cała ocena powinna mieć głównie na celu motywację pracownika, trzeba więc też znać jego oczekiwania - zaznacza przedstawicielka GB Resorces Polska.

Dla wydajności wszystko

Wbrew ogólnym przekonaniom zwyczaj oceny pracowników wcale nie jest wynalazkiem kapitalizmu. W Polsce był stosowany od dawna, ale w zdecydowanie prostszej formie, przeważnie ograniczał się do rozmowy z przełożonym. Teraz są to również testy i ankiety, w których czasami uczestniczy nawet kilka osób z otoczenia ocenianego. W połowie lat 90. moda i zachwyt nad wszystkim, co zachodnie, sprawiły, że wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie złożonych systemów ocen pracowników. Nie sprostały jednak wyzwaniu. Porzuciły więc pomysł na lata, by obecnie do niego powracać. Sprzyja temu zresztą sytuacja. - Minęła już faza rozrostu firm. Obecnie jesteśmy na etapie podwyższania jakości i wydajności - a system ocen jest tego jednym z istotniejszych elementów. Dopinguje również rosnąca świadomość wartości, jaką jest kapitał ludzki i fakt, że trzeba nad nim pracować - podkreśla Marta Deptuła. A umiejętnie przeprowadzona ocena pokazuje również, jakich szkoleń wymagają pracownicy.

Do wprowadzenia systemów ocen gros przedsiębiorstw zmobilizowała restrukturyzacja. Firmy pozostając z określonym zespołem pracowników chcą skoncentrować się na ich rozwijaniu i motywowaniu.

Problem tkwi w menedżerach

- Bardzo pozytywne jest to, że firmy wracając po latach do stosowania systemów ocen lub wdrażając nowe, zaczynają od szkolenia menedżerów - mówi Agnieszka Biegańska.

W opinii firm doradztwa personalnego, jednym z powodów, dla których oceny pracowników cieszą się w większości przypadków złą sławą jest brak umiejętności menedżerów w tym względzie. Bagatelizują fakt, że do ich podstawowych obowiązków należy właśnie zarządzanie ludźmi. W większości przypadków to osoby młode, które zmiana systemu bardzo szybko wyniosła na wysokie stanowiska. Brakuje im jednak życiowego doświadczenia, tak przydatnego w kontaktach międzyludzkich. Mimo że zarządzają ludźmi, nie są na nich nastawieni, a nadmiernie koncentrują się na zadaniach. - Przy metodzie oceny zarządzania przez cele zdobyte często ustalają zadania na zbyt wysokim poziomie. Jeśli w danym roku ktoś wypracował 10% ponad plan, zamiast się cieszyć, że zostanie pochwalony, słusznie obawia się, że na przyszły rok norma zostanie podwyższona o 20%. Choć realia mogą już temu nie sprzyjać. Podczas gdy otrzymywane zadania powinny tylko nieznacznie przekraczać możliwości wykonania - mówi Anna Ratajczyk z KefAnn.

Umiejętne podejście menedżerów, którzy potrafią rozmawiać z pracownikami tak, by oceny nie kojarzyli z karą to jedno. Nie można zapomnieć też, by precyzyjnie ustalić i poinformować ludzi, czemu proces ten w ogóle służy. - Pracodawcy mogą na różne sposoby wykorzystywać oceny. Ważne jest jednak, aby pracownicy byli wcześniej o tym poinformowani. Powinni wiedzieć, jakie są wszystkie możliwe związane z oceną konsekwencje. Ludzie muszą czuć, że gra się z nimi fair - zaznacza przedstawicielka firmy DOOR.

Metody oceny pracownika polecane

przez doradców personalnych

l Metoda MBO (Management by Objectives) - zarządzanie przez cele

Jest to jedna z lepszych metod oceny. Łączy w sobie dwa elementy: monitorowanie realizacji zadań oraz ocenę kompetencji. Ocena odpowiada na pytanie, czy pracownik realizuje powierzone mu zadania (przełożony i podwładny wspólnie ustalają cele na najbliższy okres), a jeśli nie, to dlaczego - jakie braki w kompetencjach sprawiają, że sobie nie radzi. Wykazanie tego nie powinno być jednak formą kary, lecz dać możliwość nadrobienia braków - może to być zaproponowanie pracownikowi odpowiedniego szkolenia, ewentualnie przesunięcie do innego działu, na inne stanowisko czy też zmiana powierzanych mu projektów.

l Metoda 360 stopni

Wykorzystywana głównie do oceny kadry wyższego szczebla. Staje się coraz popularniejsza. Zainteresowany otrzymuje informacje o swojej pracy od osób, z którymi na co dzień współpracuje. Liczba oceniających nie powinna przekraczać kilkunastu. Drugi etap tej metody to samoocena pracownika. Oceniający zwraca uwagę szczególnie na reakcje na opinie innych i dążenie do zmian.

Metoda ta daje większą pewność, że pracownik oceniany jest obiektywnie. Wymaga jednak bardzo dużej ilości czasu i jest kosztowna.

Dobre rady:

1. Umów spotkanie z pracownikiem, poinformuj o celu spotkania i poproś, by się przygotował.

2. Przygotuj się do rozmowy - dokonaj wstępnej oceny realizacji zadań i umiejętności pracownika - korzystaj z notatek, unikaj powszechnych błędów dokonywanych w czasie oceny.

3. Zapewnij odpowiednie warunki na rozmowę (czas, wydzielone miejsce) i stwórz przychylną atmosferę.

4. Prowadź rozmowę zgodnie z przygotowanym planem - upewnij się, że pracownik rozumie zasady funkcjonowania i cel systemu ocen, omów realizację zadań, umiejętności, uzgodnij poziom oceny i ustal działania na przyszłość.

5. Proś pracownika o wyjaśnienia, wysłuchaj go, przedstaw swoją opinię wraz z argumentami - traktuj pracownika jak partnera.

6. Dokonuj cząstkowych ocen pracownika w ciągu całego roku i rozmawiaj o tym z pracownikiem - wówczas ocena roczna będzie łatwiejsza.

l Najczęstsze błędy w procesie oceny:

- efekt pierwszego wrażenia - pierwsze wrażenie wywarte przez osobę (pozytywne lub negatywne) wpływa na ocenę wszelkich dalszych działań,

- błąd tendencji centralnej - chcąc uniknąć wystawiania ocen skrajnych, przełożony ocenia wszystkich na poziomie przeciętnym,

- błąd liberalizmu (lub nadmiernej surowości) - wymagający szef ocenia znacznie surowiej pracownika niż jego liberalny kolega, choć pracownicy pracują tak samo,

- efekt halo - pozytywna ocena jednej sytuacji (lub umiejętności) zostaje przeniesiona na pozostałe i podnosi ocenę w innych obszarach (pracownik punktualny jest postrzegany jako pracowity i dokładny, a nie musi tak być)

- efekt Horna - negatywna ocena jednej sytuacji (lub umiejętności) zostaje przeniesiona na pozostałe i obniża ocenę w innych obszarach (pracownik, który nie dotrzymuje terminów jest postrzegany jako niedokładny, chociaż wykonuje zadania bez błędów)

- błąd projekcji - podświadome przenoszenie własnych zachowań na osoby oceniane - ("skoro ja mogę zostać dłużej, to Iksiński też powinien")

- branie pod uwagę wyłącznie ostatnich wyników pracy - w sytuacji, gdy ostatnie wydarzenia wywarły tak duże wrażenie (pozytywne lub negatywne), że wszystkie inne z całego roku uległy zapomnieniu.

Agnieszka Biegańska, DOOR Poland