Przyszły wierzycielu, zabezpiecz się!

Jakie działania wobec przyszłego dłużnika możemy podjąć zanim jeszcze sprzedamy mu nasz towar lub usługę z odroczonym terminem płatności? Jakie informacje o nim możemy legalnie uzyskać? Odpowiedzi na te pytania mogą nas uchronić przed sporymi kłopotami finansowymi.

Potencjalny wierzyciel, aby zabezpieczyć swoje interesy, powinien przede wszystkim zorientować się, kim naprawdę jest jego kontrahent. Nie należy wysyłać towaru tylko i wyłącznie na podstawie jednej rozmowy telefonicznej lub przesłanego faksem zamówienia.

Ocenić na miejscu

Warto porozmawiać z kontrahentem osobiście, najlepiej w jego firmie. Oczywiście, nie zawsze jest to możliwe, ale dostawca musi pamiętać, że często duże zamówienia są składane przez firmy, które już na pierwszy rzut oka nie są w stanie za nie zapłacić.

Warto również uczulić osobę bezpośrednio odpowiedzialną za dostawę towaru (np. kierowcę), aby sama spróbowała ocenić sytuację kontrahenta na miejscu - np. w czasie wydawania towaru. Wszelkie niepokojące sygnały docierające do nas nie powinny być lekceważone. Gdy usłyszymy, że nasz przyszły kontrahent może mieć problemy, zapytajmy go o to wprost. Jeżeli udziela wymijających odpowiedzi, na pewno nie powinniśmy podejmować z nim współpracy.

Przynajmniej weksel

Jeżeli do przyszłego kontrahenta nie można się dodzwonić lub odbiorca podaje tylko i wyłącznie numer telefonu komórkowego, jeśli nie chce zdradzać szczegółów swojej działalności, swoich kontrahentów i nie podaje przynajmniej kilku firm zadowolonych ze współpracy z nim, powinniśmy wstrzymać wysyłkę towaru. Ryzyko, że taka firma istnieje tylko po to, aby "wyciągnąć" towar, jest spore.

Ważna jest również sama forma współpracy. Trzeba jasno określić zasady rozliczeń oraz obowiązki stron. Nawiązując współpracę, najlepiej podpisać z kontrahentem stosowną umowę, a nie opierać się tylko i wyłącznie na zamówieniu - nawet w sytuacjach gdy wartość transakcji jest niewielka. Przy dużych kontraktach trzeba również pomyśleć o zabezpieczeniu swoich przyszłych roszczeń (hipoteka, zastaw na towarze). Takim podstawowym zabezpieczenie powinien być weksel, który nie daje nam co prawda gwarancji odzyskania ewentualnego długu, ale pozwoli uniknąć wielu problemów natury formalnej. Znacznie skróci też ewentualne postępowanie sądowe.

Informacje o przyszłym dłużniku można uzyskać przede wszystkim od niego samego. Przeprowadzenie kilku rozmów z osobami decyzyjnymi w firmie pozwoli nam już na samym początku współpracy wychwycić ewentualne zagrożenie. Zadajmy konkretne pytania: Jak długo firma istnieje w danej branży? Ilu pracowników zatrudnia? Czy współpracuje z kimś na stałe? Czy może nam podać kilka firm, które moglibyśmy zapytać o przebieg współpracy? Czy firma widzi jakieś zagrożenie dla siebie i jak mu przeciwdziała?

Rozmawiając z przyszłym kontrahentem możemy wychwycić również rzeczy mniej formalne, takie jak to, czy firma ma konkretne plany rozwoju, czy sprawia wrażenie konkretnej, rzetelnej i działającej z rozwagą.

Warto również porozmawiać z przedsiębiorstwami współpracującymi z naszym ewentualnym kontrahentem. To od nich tak naprawdę dowiemy się, na ile rzetelna jest ta firma.

Z wizytą u kontrahenta

Rozmawiając z kontrahentem, warto odwiedzić go w jego siedzibie. Podczas wizyty powinniśmy dyskretnie zwrócić uwagę, na korespondencję leżącą na biurku. Szczególnie niepokojące mogą być wśród niej wezwania do zapłaty.

Oczekując na spotkanie, warto kilka słów zamienić z asystentką szefa. To właśnie ona może być źródłem wielu cennych informacji. Pamiętajmy, że to ona odbiera i wysyła korespondencję i jako pierwsza przeprowadza rozmowy telefoniczne. Taka osoba wie dużo o problemach firmy, z drugiej strony także na pewno pochwali się nam podpisanym ostatnio intratnym kontraktem.

Innym źródłem informacji są wywiadownie gospodarcze, które odpłatnie przygotowują na zlecenie analizę sytuacji finansowej kontrahenta. Najczęściej analizie zostaje poddane sprawozdanie finansowe kontrahenta, a cały wywiad wzbogacony o informację na temat ryzyka działalności w danej branży.Warto również sięgnąć do dokumentów rejestrowych naszego przyszłego kontrahenta. Proszę pamiętać, że są to informacje jak najbardziej jawne i każdy zainteresowany ma do nich wgląd. Jeżeli mamy do czynienia z osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą, sięgamy po wypis z ewidencji działalności gospodarczej, który możemy uzyskać z urzędzie miasta lub gminy właściwym dla siedziby kontrahenta. Spółki prawa handlowego mają obowiązek rejestrowania swojej działalności w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po niezbędne informacje możemy się udać do najbliższego nam wydziału KRS mieszczącego się przy każdym sądzie rejonowym. Warto zauważyć, że w Krajowym Rejestrze znajdziemy nie tylko informacje rejestrowe, ale także sprawozdania finansowe oraz informacje o toczących się przeciwko nim postępowaniach upadłościowych, które spółki również powinny publikować. Niestety, w praktyce okazuje się, że są to przeważnie informacje nie najnowsze. Tym niemniej warto do nich sięgnąć.

Autor jest kierownikiem

ds. windykacji w firmie Cash Flow