Poprzedni odcinek poświęciliśmy na przedstawienie przykładów nadużyć związanych z prywatnymi zakupami za pieniądze firmy. Dzisiaj pora na omówienie metod identyfikacji takich przypadków oraz procedur zapobiegawczych.
Na początek przedstawimy podstawowe typy sytuacji, w których dochodzi do nadużyć związanych z zakupami osobistymi finansowanymi ze środków firmy.
Pierwsza grupa przypadków to zakupy osobiste dokonywane przez osoby, które mają możliwość akceptacji wydatków w imieniu firmy. Takie nadużycia są najłatwiejsze. W sytuacji gdy pracownik dokonuje zakupów i równocześnie je akceptuje, jedyną formą kontroli, powstrzymującą go od popełnienia nadużyć, jest jego moralność i zdolność do odrzucania działań etycznie wątpliwych. Skala potencjalnych nadużyć zależy właściwie od stopnia bezczelności oszustów i ich przekonania co do wartości osobistych zakupów, które mogą im ujść na sucho. Należy się bowiem liczyć z tym, że nawet w sytuacji braku niezależnej akceptacji ponoszonych wydatków ktoś może w końcu zauważyć, że firma kupiła kilka nowych samochodów, których nikt nigdy nie widział, z wyjątkiem prezesa. Jednak w sytuacji, gdy oszust nie jest zbyt pazerny, a skala dokonywanych zakupów nie jest porażająca, takie praktyki mogą pozostać niezauważone przez względnie długi okres lub wręcz nigdy nie wyjść na jaw. Podczas jednego z naszych projektów okazało się, że dyrektor finansowy firmy wydawał służbowe pieniądze na prywatne cele przez ponad 5 lat i pomimo stosunkowo niewielkich rozmiarów firmy nikt niczego nie podejrzewał.
Drugi typ nadużyć obejmuje sytuacje, w których dokonywane zakupy na własne potrzeby akceptuje inna osoba. Tutaj sytuacja jest już trudniejsza - aby skutecznie dokonać nadużycia, oszust musi albo współpracować z osobą dokonującą akceptacji, albo liczyć na jej nieuwagę, zaufanie, machinalne wypełnianie funkcji kontrolnych lub po prostu musi ją oszukać. Przypadki spotykane w ramach tej ostatniej kategorii obejmują m.in. zamianę rachunków i faktur podczepionych pod rozliczenia już zaakceptowane przez przełożonego. W takiej sytuacji, gdy przełożony zaaprobuje rozliczenie, zakładając, że pracownik poniósł wydatki zgodne z wewnętrznymi procedurami spółki, oszust zamienia oryginalne rachunki i faktury na dokumenty stanowiące potwierdzenie dokonania zakupów na własne potrzeby i wysyła papiery do księgowości. W dalszej kolejności podczepia oryginalne rachunki i faktury pod nowe rozliczenie i prosi o akceptację innego przełożonego (bądź tę samą osobę co dotychczas - w takiej sytuacji musi jednakże liczyć na jej nieuwagę i łatwowierność). Oczywiście, zamiast dokonywać skomplikowanych zamian dokumentów, oszust może po prostu podrobić podpis osoby akceptującej jego wydatki - jest to metoda skuteczna i trudno wykrywalna.
Czasami, zamiast oszukiwać osoby dokonujące akceptacji naszych rozliczeń, można skorzystać z przyznanych praw do autoryzacji wydatków innych osób i przeprowadzić całą operację przy wykorzystaniu podległego pracownika, który rozlicza jako swoje wydatki zakupy dokonywane na potrzeby przełożonego. Po zaakceptowaniu takich wydatków pracownik oddaje oszustom pieniądze zwrócone przez firmę.
