Parę lat temu kontroler finansowy firmy, będącej jednym z liderów branży FMCG, otrzymał polecenie od dyrektora finansowego skalkulowania opłacalności przestawienia taboru samochodowego używanego przez przedstawicieli handlowych z paliwa na gaz LPG. W tym celu poprosił o przygotowanie kilku zestawień zużycia paliwa za ostatnie dwa lata. Zadanie nie było trudne, gdyż firma używała kart flotowych i dane dotyczące zużycia paliwa wszystkich samochodów w firmie były dostępne niemal od ręki. Na tej podstawie kontroler finansowy przygotował niezbędne obliczenia i na najbliższym spotkaniu kierownictwa zaprezentował wyniki. Projekt był bardzo obiecujący, ale przedstawione kalkulacje zostały zakwestionowane przez główną księgową. Jej zdaniem, obliczenia były niepełne, gdyż nie wzięto pod uwagę paliwa, które kupowano za gotówkę. Kontroler finansowy nie wiedział, że istnieje pewna liczba przedstawicieli, którzy nie używają kart flotowych lub dodatkowo dokonują zakupów paliwa za gotówkę. Wynika to z faktu, że sieć stacji benzynowych, z którą firma współpracowała, nie dysponowała wystarczającą liczbą punktów w niektórych rejonach kraju. Okazało się, że takie dodatkowe zakupy paliwa stanowią około jednej piątej całości tych wydatków. Na prośbę kontrolera dane otrzymywane od operatora kart flotowych zostały uzupełnione ręcznie o dane z faktur gotówkowych.
Teraz dane były kompletne. Jednakże kontrolera finansowego zaniepokoiła znacząca ilość zakupów gotówkowych paliwa dokonywana przez handlowców z kilku dużych miast, w których nie powinno być problemów z dostępnością stacji operatora kart. Po bliższym przejrzeniu faktur wszystko było jasne. Sprytni handlowcy kupowali od pracowników zaprzyjaźnionych stacji benzynowych faktury na paliwo, które nigdy nie trafiało do baków ich samochodów, a potem występowali o zwrot wydatków do firmy.
Powyższy przypadek jest typowym przykładem, w jaki sposób wykrywane są nadużycia związane z wydatkami służbowymi. Większość jest, jak w powyższym przykładzie, ujawniana przez przypadek. W następnej kolejności wykrywają je osoby aprobujące wydatki pod względem merytorycznym i formalnym, czyli przełożeni i pracownicy księgowości. Niemałą rolę odgrywają także audytorzy wewnętrzni, którzy podczas audytów natrafiają na podobne nieprawidłowości. Tak jak w przypadku "rozrywkowego" dyrektora z zeszłotygodniowego odcinka, część nieprawidłowości ujawniają także tzw. anonimowi informatorzy.
Jeden z podstawowych i bardzo skutecznych sposobów minimalizowania nieprawidłowości w wydatkach służbowych jest eliminowanie obrotu gotówkowego. Oczywiście, całkowita eliminacja gotówki na razie nie jest w większości firm możliwa, ale na pewno warto ją skutecznie ograniczyć. W powyższym przypadku firma prawidłowo dążyła do eliminacji gotówki z zakupów paliwa, zawiodło natomiast zarządzanie wyjątkami.
O wiele lepiej poradzono sobie z wyciągnięciem odpowiednich wniosków z paliwowej wpadki. W firmie wprowadzono drugiego operatora kart flotowych i w ten sposób pokryto obszar prawie całego kraju. Wszystkie faktury na zakup paliwa za gotówkę osobiście aprobował kontroler finansowy, a wydatki takie trafiały na specjalne, oddzielne konto analityczne, które pozwalało na ich grupowanie w podziale na poszczególne osoby. W ten sposób wyeliminowano zakupy gotówkowe na paliwo i wprowadzono narzędzie do analizowania wydatków.
