Outsourcing systemu ERP

Konkurencyjny rynek wymusza wybór takiej strategii, która umożliwi przedsiębiorstwu uzyskanie trwałej przewagi konkurencyjnej. Rozwój nauki i techniki w ostatnich dziesięcioleciach sprawił, że musi się to wiązać z wprowadzeniem innowacji. Jedną z nich jest system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem ERP. Chodzi jednak nie tylko, by w firmie odpowiedni system wybrać, ale i o to, by niezawodnie on działał.

W tym ostatnim bez wątpienia może pomóc wyspecjalizowana, profesjonalna firma zewnętrzna, zajmująca się outsourcingiem tego rodzaju systemów.

ERP jest zestawem aplikacji, metod zarządzania, procesów gospodarczych, technologii i usług. Ma za zadanie wspieranie procesów daleko zaawansowanej współpracy pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa oraz zewnętrznymi organizacjami gospodarczymi.

Istota tkwi w aplikacjach

Podstawowym założeniem ERP jest otwarcie procesów gospodarczych, systemów informacyjnych i informatycznych przedsiębiorstwa dla jego kooperantów, dostawców i klientów. Informatycznym jądrem ERP są aplikacje do zarządzania efektywnością procesów gospodarczych organizacji, takich jak obsługa obszaru finansów i księgowości, kadr, płac, gospodarki materiałowej i magazynowej. Obecnie jednak coraz powszechniej systemy klasy ERP są rozszerzane i integrowane funkcjonalnie z systemami CRM do zarządzania relacjami z klientami, systemami obsługi elektronicznych kanałów zakupów i sprzedaży oraz systemami SCM zarządzania łańcuchem dostaw itp.

Czas na korzyści

Korzyści z wdrożenia systemów klasy ERP są niezaprzeczalne. Możemy do nich zaliczyć m.in. możliwość zarządzania zintegrowanymi procesami gospodarczymi i optymalizację procesów gospodarczych w zmiennym otoczeniu organizacji. Dzięki platformie wspomagającej zarządzanie przedsiębiorstwem następuje eliminacja dublowania zadań i danych. Dochodzi też do pełnej integracji kluczowych procesów i wspólnych danych we wszystkich najważniejszych jednostkach organizacyjnych firmy. Zastosowanie nowoczesnej technologii umożliwia również szybkie adaptowanie się do zmian otoczenia. Inne plusy to: poprawa poziomu obsługi klientów, wzrost sprzedaży, wzmocnienie relacji pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw, możliwość prowadzenia wspólnej polityki wobec klientów, lepsze wspomaganie podejmowania decyzji oraz zastąpienie wielu niezintegrowanych systemów informatycznych jednym spójnym.

Czy jednak odniesienie takich korzyści wymaga posiadania systemu ERP? Pytanie nie jest pozbawione sensu, ponieważ można korzystać z systemu na zasadach outsourcingu.

Szansa w firmie zewnętrznej

Outsourcing systemu ERP to nic innego jak powierzenie firmie zewnętrznej odpowiedzialności za zapewnienie wymaganej funkcjonalności systemu. W konsekwencji jest to również udostępnienie przez firmę zewnętrzną niezbędnej infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej oraz wsparcia użytkowników systemu.

Do ewidentnych korzyści, wynikających z zastosowania outsourcingu, możemy zaliczyć:

A. Umożliwienie koncentracji na zarządzaniu własnym biznesem przez przedsiębiorstwo:

? Umożliwienie firmom koncentracji na kluczowych kompetencjach - nie muszą już skupiać szczególnej uwagi na elementach przekazanych w outsourcing; jest to zadanie outsourcera.

? Wzmocnienie więzi na styku biznesu i IT - rozwiązania informatyczne dostosowywane są do potrzeb biznesu i dzięki temu możliwe jest ścisłe współdziałanie informatyki z główną działalnością przedsiębiorstwa.

? Szybka integracja różnych środowisk, będąca skutkiem fuzji/przejęć - zmiany w organizacji owocują wypracowaniem nowych wzorców działania.

? Odgrywanie wiodącej roli pod względem funkcji IT - outsourcer, przejmując infrastrukturę informatyczną, dba o to, by była ona na odpowiednim poziomie technologicznym.

B. Optymalizację i racjonalizację gospodarki finansowej:

? Utrzymywanie kosztów operacyjnych na najniższym możliwym poziomie - koszty przeniesione poza organizację, ponieważ utrzymanie infrastruktury leży po stronie outsourcera.? Optymalizacja cash-flow - opłaty za świadczenie usług outsourcingowych są ściśle określone i łatwiej jest gospodarować środkami.

? Zmiana aktywów stałych w zmienne - dzięki przekazaniu istniejącej infrastruktury przedsiębiorstwa outsourcerowi przedsiębiorstwo odzyskuje gotówkę, którą może zainwestować gdzie indziej.

? Poprawa wskaźnika dochodowości (liczonego na jednego pracownika).

? Dostęp do korzystniejszych cen i nowych technologii za pośrednictwem outsourcera, dzięki jego uprzywilejowanym relacjom z producentami.

? Podział ryzyka - odpowiedzialność za obszar przejmowany w outsourcing spoczywa od momentu zawarcia umowy na outsourcerze.

C. Dostęp do najwyższej klasy umiejętności IT:

? Skrócenie czasu rozwoju produktów, przyspieszenie korzyści z reorganizacji - skupienie się na działaniach rozwojowych daje w efekcie korzyści w postaci zaawansowanego środowiska, które jest łatwo dostosowywane do potrzeb przedsiębiorstwa.

? Dostęp do wyszkolonych profesjonalistów IT (odpowiedni transfer umiejętności) - outsourcer posiada kadrę, której kompetencje, kwalifikacje i umiejętności mają wysoką wartość na rynku, na utrzymanie której nie każde przedsiębiorstwo może sobie pozwolić.

? Zmiana kultury IT i przeszkolenie personelu pod kątem pojawiających się nowych potrzeb - zmiana zasad działania wpływa na zmiany w organizacji, zmieniają się drogi rozwiązywania problemów i stosowane narzędzia.

? Wdrażanie know-how w zakresie najnowszych technologii i wykorzystywanych systemów - firma działająca w zakresie IT zgromadziła wiedzę i kompetencje, które pośrednio oferuje w ramach outsourcingu.

? Korzyści wynikające z najnowszych procesów / modeli zarządzania IT - outsourcer zapewnia dostęp do najnowocześniejszych technologii (narzędzi i rozwiązań).

D. Dostęp do nowych technologii:

? Zamiana starych systemów na systemy nowoczesne - outsourcer zapewnia zastosowanie technologii na poziomie wymaganym przez działania biznesowe przy zastosowaniu najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych.

? Korzystanie z najlepszych w danej klasie aplikacji i rozwiązań - usługodawca zapewnia zastosowanie tych rozwiązań, które są sprawdzone i których zastosowanie daje korzyści.

? Stosowanie stabilnych i łatwych w implementacji aplikacji - stosowanie rozwiązań sprawdzonych zwiększa stabilność i niezakłóconą pracę aplikacji, proces wdrożenia realizowany jest przez outsourcer, dzięki czemu wdrożenie przebiega sprawniej.

? Zapewnienie najlepszej w danej klasie platformy sprzętowej - platforma sprzętowa dostosowywana jest do potrzeb organizacji, jednak zastosowanie rozwiązań nowoczesnych zwiększa stabilność działania całego środowiska.

Usługi outsourcera

W modelu outsourcingowym firma zewnętrzna (outsourcer) świadczy szereg usług. Na pewno wymienić tu należy działania planistyczne, związane z analizą strategii przedsiębiorstwa i oceną jego wymagań w zakresie systemu ERP (m.in. analizy istniejących procesów, proponowanych zmian procesów, projekt systemu). Kolejną pomocą ze strony outsourcera jest wdrożenie - budowa rozwiązania w warstwie technicznej i biznesowej (m.in. prototypowanie, uruchomienie pilotażowe w ograniczonym zakresie użytkowników i funkcjonalności, migracja danych). Kolejną usługą jest eksploatacja, czyli bieżące obsługiwanie systemu. Obejmuje ono m.in. zarządzanie infrastrukturą systemu, administrowanie systemem i bazami danych, zarządzanie siecią, zdalne monitorowanie sieci, kopiowanie i archiwizację danych oraz usługi przywracania systemu po awarii. Firma outsourcingowa zapewnia też wsparcie, a zatem odpowiada za ciągłą, proaktywną (konserwacja oprogramowania i infrastruktury systemu, uaktualnienia) i reaktywną (rozwiązywanie problemów i asysta techniczna) obsługę zainstalowanego oprogramowania i infrastruktury składającej się na udostępniany system ERP. Do zadań firmy zewnętrznej należy też trening - szkolenie użytkowników systemu ERP z zakresu udostTajemnice kontraktu

Typowy kontrakt outsourcingowy, dotyczący systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP), można scharakteryzować w następujący sposób:

? Sprzęt komputerowy i telekomunikacyjny jest własnością outsourcera.

? Licencje na oprogramowanie aplikacyjne posiada przedsiębiorstwo (często podyktowane polityką licencjonowania oprogramowania ERP przez jego producentów).

? Eksploatacja i utrzymanie systemu po stronie outsourcera.

? Umowa typu SLA (Service Level Agreement) określa zakres udostępnianej funkcjonalności systemu i wspieranych funkcji przedsiębiorstwa, miary jakości świadczonych usług, zasady wyceny usług outsourcera, sposób postępowania w przypadku niedotrzymywania miar jakości oraz zasady raportowania i komunikacji stron.

? Czas trwania - od 3 do 5 lat.

Szczególną uwagę należy poświęcić umowom SLA. Stanowią one bowiem zabezpieczenie dla klienta co do jakości usług świadczonych klientowi oraz ich dostępności.

Cierpliwi odniosą sukces

Korzyści z zastosowania outsourcingu nie ujawniają się od razu. Na początku trzeba ponieść określone koszty związane z optymalizacją. Ich zwrot następuje w dłuższym okresie. Z reguły zrównoważenie środków następuje w horyzoncie 3-letnim. Dlatego też umowy outsourcingowe mają charakter wieloletni. Tylko w ten sposób obie strony mogą skonsumować korzyści płynące z porozumienia.

Zlecenie obsługi na zewnątrz pozwala zmienić koszty IT w przedsiębiorstwie. Ze świadczeniem usług outsourcingowych skojarzonych jest wiele alternatywnych modeli płatności:

? mających formę zryczałtowaną,

? powiązanych z kosztami świadczonych usług,

? zależnych od osiąganych rezultatów finansowych.

(wykorzystano dane Benchmarking Partners, materiały "ERP II. Narodziny nowego standardu" CXO, luty 2003, "ERM specific services" IDC oraz informacje udostępnione przez Web Inn)

Dlaczego zatem outsourcing nie jest w Polsce powszechnie stosowany?

Czynniki hamujące rozwój outsourcingu

? Mocna pozycja związków zawodowych - sprzeciwy wobec przejmowania pracowników przez firmy zewnętrzne;

? Słabość infrastruktury internetowej/telekomunikacyjnej;

? Podatek od towarów i usług (VAT) w przypadku usług świadczonych na rzecz instytucji finansowych oraz jednostek administracji publicznej;

? Brak jasnych wykładni uregulowań prawnych w zakresie zamówień publicznych;

? Wysoki procent nielegalnie użytkowanego oprogramowania;

? Niska świadomość firm odnośnie do tego, na czym polega ich core business;

? Koncentracja na kosztach IT, nie zaś na efektywności;

? Niska penetracja w zakresie stosowania standardowych rozwiązań ("nasza firma/oferta jest specyficzna");

? Potencjalne porażki niedoświadczonych dostawców, polegające na nieosiągnięciu przez klientów obiecywanych im korzyści biznesowych;

? Brak silnej konkurencji dostawców usług outsourcingowych.

Czynniki przyspieszające rozwój outsourcingu

? Prywatyzacja przedsiębiorstw państwowych;

? Zachodni inwestorzy strategiczni w polskich przedsiębiorstwach;

? Partnerstwa/przejmowanie rozwiązań z rynków bardziej rozwiniętych;

? Konieczność szybkiej modernizacji przy niewystarczających funduszach;

? Brak wykwalifikowanej kadry;

? Rozwój e-biznesu;

? Integracja z Unią Europejską;

? Rosnąca dojrzałość rynku usług outsourcingowych.