Niezbędne wielomilionowe inwestycje

Bez nowoczesnych informatycznych narzędzi nie można prowadzić firmy z branży obrotu wierzytelnościami - tak zgodnie twierdzą specjaliści z nią związani. Wydatki na te cele są jednak spore. Koszt inwestycji, w przypadku dużych firm, może sięgać nawet do 10 mln zł.

Większość dużych przedsiębiorstw z branży obrotu wierzytelnościami ma już za sobą niezbędne inwestycje w informatykę. W każdej zaczynano od kupna sprzętu komputerowego. Potem przyszedł czas na wprowadzanie coraz bardziej zaawansowanych informatycznych rozwiązań.

Porządkowanie wiadomości

Główną przyczyną, dla której firmy są zmuszone do stosowania nowoczesnych narzędzi, jest ogromna ilość informacji, które trzeba "przerobić", uporządkować, usystematyzować. Nie da się tego zrobić ręcznie, bo wymagałoby to zatrudniania coraz większej liczby pracowników. Zastosowanie komputerów jest tańsze, chociaż, jak stwierdził Tomasz Górczyński (dyrektor działu sprzedaży i marketingu Presco, jednej z największych spółek działających w branży obrotu wierzytelnościami): Koszty informatyki są głównymi, obok kosztów osobowych wydatkami, które ponoszą podmioty prowadzące taką działalność.

Specyfika branży powoduje, że umiejętne zarządzanie informacją jest kluczem do sukcesu na rynku wierzytelności masowych, a proces przetwarzania danych jest najważniejszym obszarem działania firmy windykacyjnej. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi zarządzanie wierzytelnościami jest szybkie, efektywne i skuteczne.

Bezpieczeństwo danych

Zastosowanie informatyki w kluczowych dla funkcjonowania spółki obszarach wymaga stosowania restrykcyjnych procedur zabezpieczania gromadzonych danych. Utrata posiadanych informacji oznaczałaby szereg komplikacji prawnych, spadek zaufania klientów, straty finansowe, zmniejszenie przewagi konkurencyjnej itp. Dlatego bezpieczeństwo systemów informatycznych jest szalenie istotne dla firm windykacyjnych i ich klientów. - Nie możemy sobie pozwolić na to, żeby nasze systemy były niestabilne czy miały luki umożliwiające dostęp niepowołanych osób do naszych zasobów. Dlatego wolimy opierać się na sprawdzonych rozwiązaniach - mówił T. Górczyński.

Do tego dochodzą regulacje prawne, związane głównie z ustawą o ochronie danych osobowych. Wymuszające na systemach odpowiednie zabezpieczenia i ograniczenia, o których bezwzględnie należy pamiętać.

Najważniejsza windykacja

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy zajmującej się profesjonalnie obrotem wierzytelnościami bez systemu windykacyjnego. Od niego wszystko się zaczyna. To tutaj zarządza się procesami, monitoruje etapy każdej sprawy, pilnuje terminów, tworzy raporty i zestawienia, dba o bezpieczeństwo informacyjne. Równie ważny, o ile nie najważniejszy, jest system zarządzający relacjami z klientami (CRM). - Zdecydowaliśmy się wdrożyć takie rozwiązanie, bo dzięki niemu mamy zawsze pełną i kompletną informację na temat wszystkich spraw, które prowadzimy - powiedział T. Górczyński. Presco postawiło na sprawdzone rozwiązanie produkowane i sprzedawane przez kanadyjską firmę Pivotal. Konkurentem z krótkiej listy przetargowej był Siebel. - To rozwiązanie w pełni elastyczne, które w każdej chwili możemy dalej rozwijać do naszych potrzeb - tłumaczył T. Górczyński. W pełni kontroluje przepływ informacji o każdym kliencie. Można także do niego wprowadzać zeskanowane dokumenty.

Call center i drukarnie

Obok wymienionych już rozwiązań każda z firm windykacyjnych musi mieć call center. Duże firmy zazwyczaj decydują się na samodzielne prowadzenie takiego centrum obsługi telefonicznej. Można jednak korzystać z usług firm zewnętrznych. Niezwykle istotne jest, żeby call center było zintegrowane z systemem - to pozwala na wzrost efektywności i komfortu pracy telefonicznych negocjatorów.

Dla firm windykacyjnych ważna jest także wysokonakładowa drukarnia pozwalająca na druk i wysyłkę wezwań do zapłaty, pozwów, blankietów wpłat i innych pism. - Park maszynowy, który ma Presco, musi obsłużyć miesięcznie ok. 100 tys. wydruków - zdradził T. Górczyński.

Obok systemu windykacyjnego konieczny jest, czerpiący z niego dane, dobry system informacji zarządczej (Management Information System) - zarówno od strony finansowej, jak i operacyjnej. Oczywiście, MIS musi być powiązany z systemem finansowo-księgowym, który jest również ważnym systemem w firmie obracającej wierzytelnościami.

Jako mniej potrzebne wymieniane są systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP). - Takie produkty są raczej zbędne firmom usługowym - uważa T. Górczyński.

Dwutorowe inwestycje

Rynek rozwiązań informatycznych dla firm handlujących wierzytelnościami nie jest duży. Dlatego w Polsce żadna z firm informatycznych nie zdecydowała się na stworzenie produktu dedykowanego specjalnie dla spółek windykacyjnych. Podmioty z tej branży muszą zatem posiłkować się zagranicznymi rozwiązaniami. Na taki wariant zdecydowała się wspominana już firma Presco. - Zdecydowaliśmy, że będziemy używać tylko sprawdzonych rozwiązań. Nie możemy ryzykować sytuacji, że system nas zawiedzie - powiedział T. Górczyński.

Nieco inną drogę wybrał lider rynku - Kruk Inkaso. Oczywiście, używa on w dużej mierze systemów produkowanych przez firmy zewnętrzne, ale tworzy też własne rozwiązania choć, jak twierdzą jego przedstawiciele, taki wariant wcale nie jest tańszy.

Stałe wydatki

Przedstawiciele spółek działających na rynku wierzytelności są zgodni, że nigdy nie można uznać wydatków na informatykę za zakończone. - Na bieżąco musimy modernizować sprzęt, instalować nowsze wersje użytkowanego oprogramowania. Nie możemy sobie pozwolić na jakiekolwiek opóźnienia w tym zakresie - stwierdził T. Górczyński. To wszystko kosztuje, podobnie jak kupowanie nowych systemów.

Firmy niechętnie mówią o wydatkach, które poniosły i stale ponoszą na zbudowanie informatycznej infrastruktury. Oczywiście, wszystko zależy od wielkości podmiotu i specyfiki działalności, m.in. czy obsługuje windykację masową. Mniejsze podmioty radzą sobie całkiem nieźle, posługując się produktami Microsoftu, np. Excelem czy Accesem. Większe muszą mieć na informatykę dużo większe budżety. W grę wchodzą kilkumilionowe kwoty, a wydatki największych firm na stworzenie całej infrastruktury mogą zamknąć się kwotą nawet 10 mln zł.