Polski intranet TCH

Dziś - budując intranet w średniej lub dużej firmie - potrafimy uniknąć wielu standardowych pułapek, czyhających na tych, którzy w przeszłości nie mogli się oprzeć na doświadczeniach pionierów. Obecnie już raczej nie tworzy się papierowych manuali korporacyjnych, zawierających setki instrukcji i regulaminów, a w których aktualizacja każdej kartki jest poważnym zadaniem logistycznym. Intranet zmniejsza złożoność takiego zadania praktycznie do zera. Podobnie każdy, kto potrafi oprzeć się na doświadczeniach pionierów, nie tworzy statycznych stron intranetowych, które wkrótce "umierają na dezaktualizację".TCH Systems, polska firma informatyczna, była jednym z takich pionierów. Nasz papierowy manual korporacyjny, stworzony jeszcze w 1995 r. dla całej grupy TCH, szybko się zdezaktualizował. Nie przeznaczyliśmy dostatecznych zasobów na stworzenie redakcji, która dbałaby o jego aktualność. Już w 1997 r. przenieśliśmy uaktualnioną wersję na intranet, która jednak umarła na tę samą chorobę.Nowe możliwościW pełni nowoczesny intranet uruchomiliśmy dopiero w zeszłym roku. Od tego momentu jest on rzeczywiście żywym organizmem, w pełni zintegrowanym z życiem i działaniami firm grupy TCH. Praktycznie codziennie pojawiają się tu nowe funkcje i informacje. Wreszcie wszystkim zaczęło zależeć na tym, aby było to podstawowe, a często jedyne źródło wiedzy o firmie, o jej procedurach, regulaminach, misji i życiu nieformalnym.Te informacje są już dostępne w naszym intranecie. Chcemy jednak, aby był on nie tylko źródłem wiedzy, ale żeby miał funkcjonalność mobilizującą wszystkich pracowników do codziennego korzystania z tego narzędzia. Ostatnio doszły takie funkcje, jak: zamawianie obiadów (wybór menu), ogłoszenia drobne, rezerwacje sal konferencyjnych i innych zasobów (np. beamerów), wnioski urlopowe i obiegówki (wraz z całym obiegiem dokumentów). Przenosimy do intranetu interfejs kart pracy (dotychczas w osobnej bazie danych), skierowania na szkolenia i badania lekarskie. Kolejne projekty są w drodze.W najbliższym czasie też z poziomu intranetu będziemy korzystać z wielu funkcji należących do rdzenia naszego biznesu. Zarządzanie relacjami z klientami, budżetowanie, kontrola jakości (mamy ISO) - będą realizowane przez intranet. Stanie się on rzeczywiście podstawowym narzędziem pracy wszystkich w TCH. Nasz entuzjazm przenosi się na naszą ofertę: wdrażamy takie systemy u klientów, u wielu z nich - bardziej zaawansowane niż nasz własny.Jestem przekonany, że nie można się ociągać z tworzeniem takiego narzędzia, nawet w średnich firmach. Ważne jest, aby nie powtarzać błędów, o których wspomniałem na wstępie. Warto skorzystać z pomocy firm, które mają już w tym względzie doświadczenie. I zdecydowanie nie chodzi o doświadczenie jedynie informatyczne. Warto skorzystać z pomocy tych firm, które będą umiały odtworzyć kulturę korporacyjną w intranecie i przeprowadzić audyt zawartości (określić, co w którym momencie należy umieścić, również w zależności od charakteru firmy). Pomoc powinna objąć stworzenie odpowiednich dokumentów, zgodnie z polityką firmy, oraz projekt strony intranetowej.Wszystkie te usługi należą raczej do dziedziny zarządzania, polityki kadrowej, komunikacji wewnętrznej, a informatyka jest tu jedynie narzędziem.Same plusyKorzyści z wprowadzenia intranetu są natychmiast widoczne: lepsza komunikacja wewnątrzfirmowa i łatwiejszy dostęp do informacji, podnoszenie kompetencji pracowników, wzrost produktywności (oszczędność czasu, nieodwracanie uwagi od ważnych czynności pracownika przez sprawy administracyjne), spadek kosztów publikacji dokumentów wewnętrznych, materiałów i biuletynów, redukcja kosztów telefonów i kosztów pocztowych, mniejsze angażowanie help-desków, dokładniejsza, obszerniejsza i bardziej jednorodna dokumentacja, lepsza praca grupowa. Można by wymieniać kolejne dziesiątki korzyści.Ważne jest jednak, aby intranet spełniał kilka podstawowych warunków:- musi być skalowalny (nie może to być jedynie płaski zbiór hipertekstów);- musi zawierać ważne, aktualne i ciekawe informacje;- musi mieć mechanizm (semi)automatycznej aktualizacji;- musi być narzędziem wszystkich pracowników firmy.Wbrew pozorom, utrzymanie intranetu wcale nie jest drogie. Jest tańsze niż publikowanie dokumentów metodami tradycyjnymi. Początkowa inwestycja w sprzęt, oprogramowanie i usługi zwraca się w ciągu kilku tygodni lub miesięcy. Im większa firma - tym szybciej!W TCH, grupie firm zatrudniającej w sumie nieco ponad 200 osób, na utrzymanie intranetu poświęcamy małą część kosztów jednego etatu (na pewno mniej niż 1/5). Warto to robić, zaczynając nawet od stosunkowo niewielkich zasobów w średniej firmie.

Dr hab. Tomasz ChlebowskiAutor jest prezesem zarządów TCH Systems i 4C.