Poradnik Charona, czyli martwe dusze i inni

Reklama

Centrala firmy wysłała zespół audytorów do swojego oddziału w Polsce. Kierownictwo spółki zaniepokoiły pogarszające się wyniki finansowe raportowane przez polski oddział. Szczególne zainteresowanie budziły niepokojąco wysokie koszty osobowe i związane z nimi wynagrodzenia. Lokalne kierownictwo tłumaczyło wzrost wydatków na pensje intensywnym rozwojem firmy. Po wnikliwym badaniu okazało się, że firma zawarła wiele fikcyjnych umów z rzekomymi pracownikami, a osoby te oddawały kierownictwu większość nienależnie otrzymywanego wynagrodzenia. Audytorzy odkryli na liście płac w sumie ponad 70 osób, które miesięcznie dostawały od 2 do 6 tys. złotych, a nie świadczyły żadnych usług na rzecz firmy. W ten sposób przez trzy lata zdefraudowano ponad 10 milionów złotych. Uwzględniając zapłacone podatki i ubezpieczenia społeczne, które naliczano w obawie przez kontrolami, rzeczywiste straty sięgnęły 15 milionów złotych.

Stowarzyszenie Ekspertów i Specjalistów ds. Wykrywania Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) szacuje, że nadużycia związane z płacami stanowią do 20 proc. wszystkich nadużyć w obszarze wypłat pieniędzy z firmy. Każdy wykryty przypadek nadużycia płacowego powodował średnią stratę w wysokości 100 tysięcy dolarów.

W praktyce można spotkać wiele sposobów manipulowania listami płac. Najpopularniejsze to właśnie martwe dusze, czyli wypłacanie wynagrodzenia osobom, które w rzeczywistości nie świadczą żadnych usług na rzecz poszkodowanego pracodawcy. Z reguły takie nadużycia są popełniane przez osoby, które mają uprawnienia do zatrudniania nowych pracowników.

Inne nieprawidłowości płacowe to przyznawanie nienależnych nagród, zawyżanie liczby przepracowanych godzin oraz sprzedanych lub wytworzonych produktów. Czasami pracownicy popełniają te nadużycia na własną rękę, a w niektórych przypadkach w porozumieniu ze swoimi przełożonymi, z którymi dzielą się wyłudzonymi pieniędzmi.

Skala nieprawidłowości jest różna - od kilkudziesięciu, kilkuset złotych uzyskiwanych przez nieuczciwych pracowników, którzy podrabiają karty czasu pracy, do kilkudziesięciu tys. lub kilkuset tys. złotych uzyskiwanych z tytułu bonusów wypłaconych w oparciu o sfałszowane dane.

Reklama

Oszuści mogą też skorzystać z faktu zwolnienia pracownika. Znane są przypadki, gdy wyrzucony pracownik jeszcze przez kilkanaście miesięcy po zwolnieniu pobierał wynagrodzenie z firmy. Okazało się, że przedsiębiorczy koledzy podrobili bez jego wiedzy upoważnienie do odbioru wypłaty w jego imieniu i pobierali gotówkę z kasy.

W jednej z dużych spółek, gdy nowe kierownictwo firmy rozpoczęło pracę, pracownicy sprawujący wysokie stanowiska dyrektorskie, zwolnieni w ostatnim dniu urzędowania poprzedniego zarządu, zaczęli domagać się znaczących wypłat. Z przedstawionej przez nich dokumentacji wynikało, że należą im się bardzo wysokie odprawy, ponieważ zostali zwolnieni. Tyle tylko, że w archiwach firmy nie było kopii dokumentów, którymi posługiwali się byli pracownicy firmy. Po zbadaniu sprawy przez biegłych okazało się, że dokumenty, które miały pochodzić sprzed czterech do pięciu lat, zostały wydrukowane i podpisane zaledwie kilka tygodni wcześniej. Oszuści trafili do sądu, a sprawa nadal się toczy.

Wykrywanie nadużyć związanych z płacami polega głównie na bardzo dokładnym budżetowaniu i bieżącym kontrolowaniu wszelkich odchyleń. Wydatki osobowe można bardzo szczegółowo zaplanować, a margines odchyleń od planu powinien być niewielki. Martwe dusze są dobrymi i oddanymi pracownikami - nie chorują i nie biorą żadnych urlopów.

Kolejne sposoby wykrywania nadużyć płacowych to analiza numerów kont, na które wypłacane są wynagrodzenia (i porównanie ich z numerami kont innych pracowników) oraz weryfikacja autentyczności i unikalności numerów NIP i PESEL. Dobrą metodą są również przeglądy analityczne, które polegają na porównywaniu wysokości płac w danym oddziale lub komórce organizacyjnej z innymi wartościami - na przykład ze sprzedażą czy wysokością płac w innych oddziałach lub komórkach organizacyjnych.

Zapobieganie nadużyciom związanym z płacami polega głównie na oddzieleniu funkcji zatrudniania, naliczania płac oraz fizycznego wypłacania pieniędzy. Niezbędna jest również niezależna weryfikacja kont księgowych, płac i wyciągów bankowych oraz ewentualnie raportów kasowych. Wyeliminowanie obrotu gotówkowego z procesu wynagrodzeń pozwoli uniknąć wielu problemów. Niebagatelną rolę w zapobieganiu odgrywa właściwe planowanie i budżetowanie wynagrodzeń. Oczywiście niezbędny jest również właściwy system zatwierdzania wszelkich zmian na liście płac, przyznawania premii i wypłat dodatkowych. Do tego dochodzi jeszcze właściwa archiwizacja dokumentacji kadrowej i płacowej, w tym w szczególności umów o pracę zawieranych z pracownikami firmy.

Nie jest możliwe, abyśmy znali wszystkich pracowników firmy. Ale czasami, zatwierdzając listę płac, warto się zastanowić czy podpisywany przez nas dokument, nie zawiera nazwisk osób, które nigdy w życiu nie przekroczyły progu naszej firmy.

Reklama