W poprzednim tygodniu przedstawialiśmy nadużycia związane z inwestycjami, które spotkaliśmy przy realizacji jednego z naszych projektów. Dzisiaj chcielibyśmy poświęcić trochę miejsca na analizę głównych czynników, które sprzyjają powstawaniu nadużyć tego rodzaju oraz metod zapobiegania przestępstwom.
Pomimo że poszczególne przypadki nieudanych inwestycji mają swoje konkretne powody, istnieją pewne wspólne elementy, które w zdecydowany sposób przyczyniają się do powstawania nadużyć. Do tych czynników należy z pewnością brak odpowiednich procedur regulujących proces planowania, zatwierdzania i realizacji inwestycji. Procedury wyznaczają sposób postępowania i pozwalają na jasne przypisanie odpowiedzialności za prowadzone działania. Jeśli ich nie ma, bardzo trudno jest również ustalić, czy działania prowadzone przez poszczególne osoby przyczyniały się do rozwiązywania czy pogłębiania problemów związanych z realizacją inwestycji oraz czy były podejmowane w dobrej bądź złej wierze. Nietrafiona inwestycja jest sierotą, a brak procedur uniemożliwia ustalenie jej ojcostwa.
Druga podstawowa sprawa to sposób zatwierdzania inwestycji i przeprowadzania analiz ekonomicznych ich rentowności. W wielu przypadkach spotykaliśmy się z sytuacją, w której nie przeprowadzono porządnej analizy, pokazującej, czy planowana inwestycja naprawdę się opłaca. Czasami była ona mocno naciągana przez osoby, którym z różnych względów zależało na jej realizacji. Planowana budowa "nie domyka się" lub pokazuje niezbyt atrakcyjny zwrot z kapitału? Wystarczy trochę kreatywności i podrasowany model, z przyciętymi kosztami lub przeszacowanymi przychodami, jest gotowy do przedstawienia władzom spółki. A szanse na to, że ktoś wykryje takie nadużycia na etapie zatwierdzania inwestycji, są zazwyczaj niewielkie. Kolejna fundamentalna kwestia to duża autonomia realizatorów inwestycji - prawdziwy miód na serce każdego potencjalnego oszusta. W wielu przypadkach o tym, co naprawdę dzieje się na budowie, wie wąskie grono osób zarządzających inwestycją, a władze spółki ograniczają się do wysłuchiwania lakonicznych komunikatów dotyczących stanu jej zaawansowania. Jak często i jak szczegółowo zarząd czy rada nadzorcza sprawdza, jakie są rzeczywiste przyczyny opóźnień, jak duże są to opóźnienia oraz jaki mają wpływ na koszt całej inwestycji?
Istotną rolę odgrywa także niedostateczny nadzór nad realizacją inwestycji ze strony spółki. W wielu analizowanych przez nas projektach spotykaliśmy się z sytuacjami, gdy nadzór nad strategicznymi inwestycjami w firmie powierzano osobom, które uprzednio zarządzały wykonaniem niewielkich prac remontowych lub zakupami gotowych środków trwałych. Czy sobie poradzą? - odpowiedź pozostawiamy Czytelnikom.
Ostatnia kwestia to brak prawidłowej kontroli nad rozliczeniem inwestycji. Jak to się dzieje - zapytał nas prezes dużej spółki - że moi inspektorzy nadzoru jeżdżą nowiutkimi, drogimi samochodami? Nie zawsze osoby zarządzające firmami zadają takie pytania. Konsekwencje oddania olbrzymiej władzy w ręce osób zatwierdzających rzeczywiste wykonanie prac czasami widoczne są dopiero po pewnym czasie, gdy okazuje się, że nasz kontrahent nie wykonał tego, do czego był zobowiązany umową. Jak sobie z tym wszystkim radzić? Na początek, rzetelnie zaplanować inwestycję (i - niezależnie - sprawdzić przygotowaną analizę finansową) i działać według jasnych, czytelnych procedur. Zarządzanie inwestycją należy dać w ręce osób z odpowiednimi kwalifikacjami. Wykonanie inwestycji trzeba dokładnie monitorować, a zwłaszcza wszelkie odchylenia od budżetu i harmonogramu, oraz rozdzielić obowiązki.
