- Dlaczego od sześciu lat wszystkie roboty budowlane w naszej firmie wykonuje ten sam wykonawca? To pytanie zadał dyrektorowi administracyjnemu świeżo upieczony prezes.
- Panie prezesie. Ta firma przedstawia zawsze najlepsze oferty. Wszystkie poważne prace są zlecane tylko po przeprowadzeniu rygorystycznego postępowania ofertowego. Powoływana jest pięcioosobowa komisja, która wybiera najkorzystniejszą ofertę. Ten wykonawca jest po prostu najtańszy i nigdy nie było zastrzeżeń do jakości jego pracy - wyjaśnił dyrektor.
Prezes zlecił audyt dochodzeniowy kilku ostatnich prac budowlanych, zrealizowanych na terenie zakładu. Audytorzy przystąpili do działania. Szybko ustalono, że rzeczywiście w firmie funkcjonują szczegółowe procedury zakupowe, które wymagają przeprowadzenia postępowania przetargowego z udziałem czteroosobowej komisji. Analizowane prace budowlane były poprzedzone postępowaniem przetargowym. Po szczegółowej weryfikacji dokumentacji, przesłuchaniu członków komisji, sprawdzeniu i skontaktowaniu się z firmami biorącymi udział w przetargach, audytorzy doszli do interesujących wniosków. Odkryto, że wszystkie firmy biorące udział w przetargu, z wyjątkiem zwycięskiej, albo były fikcyjne, albo nigdy nie składały swoich ofert. Przedstawione audytorom oferty były przygotowane na jednej drukarce. Nie udało się jednak ustalić, w jaki dokładnie sposób oferty trafiły do firmy. Odkryto, że właściciel zwycięskiej firmy jest kolegą z poprzedniej pracy dyrektora administracyjnego, a jedną z kluczowych osób w firmie jest też szwagier dyrektora. Po przeanalizowaniu wykonanych prac budowlanych dwóch rzeczoznawców orzekło, że co prawda wykonane prace są jakościowo bez zarzutu, ale koszty zawyżono o 30-40 proc.
Każda istniejąca organizacja dokonuje codziennie transakcji zakupu dóbr i usług, które są niezbędne do działalności. Odbywają się one według określonych zasad, które często przybierają postać pisemnych procedur zakupowych. Procedury są uzależnione od specyfiki działalności, kultury organizacyjnej, możliwości kadrowych, dostępnych systemów komputerowych oraz otoczenia prawnego. Jednostki, które podlegają przepisom o zamówieniach publicznych nie mają wyboru i muszą stosować określone w ustawie zasady. Organizacje, których nie dotyczy reżim zamówień publicznych, stosują różne rozwiązania. W zależności od specyfiki i wartości transakcji najczęściej spotykane są: zakupy z wolnej ręki, zapytanie o cenę, negocjacje czy przetarg w formie zamkniętej lub otwartej. Wszystkie te sposoby mają na celu dokonanie odpowiedniego zakupu, najlepszej jakości, w odpowiednim czasie i za najniższą, możliwą do osiągnięcia, cenę.
Niestety, sam fakt posiadania procedur nie gwarantuje zabezpieczenia przed nadużyciami. Procedury mogą być niewłaściwie zaprojektowane, są naginane przez malwersantów lub po prostu nie są przestrzegane, co prowadzi do znaczących strat.
