Spółka w czasach pandemii

Na mocy rozporządzenia ministra zdrowia z 21 marca w sprawie stanu epidemii wprowadzono ograniczenia utrudniające funkcjonowanie spółek.

Karolina Łasowska radca prawny, associate w Squire Patton Boggs

Archiwum

W zmienionych warunkach należy poszukiwać odpowiednich mechanizmów prawnych, które umożliwią działalność w jak najmniej zakłócony sposób.

Podejmowanie uchwał

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpowszechniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z podstawowych wymogów ustawowych nałożonych na spółkę jest konieczność zwołania zgromadzenia wspólników w siedzibie spółki lub innym miejscu wskazanym w umowie spółki na terenie Polski, w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego.

W związku z aktualnymi ograniczeniami swobody przemieszczania się między krajami jednym z rozwiązań jest udzielenie przez wspólnika pełnomocnictwa do uczestnictwa i głosowania w jego imieniu na zgromadzeniu wspólników. Ponadto istnieje również możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Do tej pory było to dopuszczalne tylko wówczas, gdy umowa spółki zawierała wyraźną regulację ze szczegółowym wskazaniem aplikacji czy oprogramowania, jakie zostanie wykorzystane. Po wejściu w życie nowelizacji uczestnictwo poprzez wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej będzie dozwolone zawsze, o ile umowa spółki nie zawiera odrębnych postanowień. Nowe przepisy dopuszczają również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków porozumiewania na odległość (chyba że zostało to wyłączone odpowiednim zapisem w umowie spółki). W tym celu rada nadzorcza, a w razie jej braku wspólnicy spółki, jest zobowiązana przyjąć w drodze pisemnej uchwały regulamin, który szczegółowo określi zasady uczestnictwa w zgromadzeniu zwołanym w tym trybie. Zastosowanie powyższej procedury nie zwalnia jednak spółki z obowiązku sporządzenia protokołu ze zgromadzenia.

Bardzo często pojawia się również konieczność zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pilnym w celu podjęcia uchwał związanych m.in. ze zmianami w organach spółki, wysokością kapitału zakładowego czy działalnością operacyjną spółki. W takim przypadku k.s.h. przewiduje możliwość podjęcia uchwał w trybie pisemnym. Zgodnie z przepisami wspólnicy mogą podjąć uchwały bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrazili pisemną zgodę lub wyrazili zgodę na postanowienie, które ma być powzięte. Uchwała może zostać wówczas podjęta korespondencyjnie na jednym dokumencie bądź poprzez złożenie oświadczenia przez każdego ze wspólników na odrębnych dokumentach. Powyższa procedura nie dotyczy uchwał podejmowanych przez zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz uchwał, co do których przepisy lub umowa spółki wymagają zwołania zgromadzenia wspólników.

Działalność rady i zarządu

Umowa spółki mogła dopuścić możliwość podjęcia przez radę nadzorczą uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała rady nadzorczej podjęta w powyższym trybie jest ważna tylko wówczas, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Członkowie rady nadzorczej mogą też brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć jednak spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady. Nowelizacja zakłada, że podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość ma stać się zasadą, która może zostać wyłączona tylko w drodze odpowiedniego zapisu w umowie spółki.

K.s.h. nie regulował kwestii podejmowania uchwał pisemnie lub na odległość przez członków zarządu. Znaczna część doktryny, mimo braku wyraźnych przepisów, dopuszcza możliwość podejmowania uchwał przez zarząd w trybie pisemnym lub przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, jeśli w umowie spółki lub w regulaminie zarządu znajduje się stosowna regulacja. Zgodnie z założeniami nowe przepisy mają dopuszczać możliwość uczestnictwa w posiedzeniach zarządu lub rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Warto jednak podkreślić, że uchwała rady nadzorczej podjęta w tym trybie jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Nowelizacja zakłada, że podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość ma stać się zasadą, która może zostać wyłączona tylko w drodze odpowiedniego zapisu w umowie spółki.

Sprawozdania finansowe

Zgodnie z obowiązującymi przepisami spółki z o.o. są zobowiązane do sporządzenia sprawozdań finansowych w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia roku bilansowego, a następnie do zwołania zgromadzenia wspólników w celu ich zatwierdzenia w terminie trzech kolejnych miesięcy. W przypadku spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin sporządzenia sprawozdań upłynął 31 marca, a zatwierdzenia ich przez zgromadzenie wspólników upłynie 30 czerwca 2020 r. 31 marca 2020 r. rozporządzeniem ministra finansów przedłużono terminy w zakresie ewidencji oraz sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania sprawozdań lub informacji. Wprowadzone w rozporządzeniu rozwiązania obejmują wydłużenie terminów od 21 dni do 3 miesięcy.

Termin na sporządzenie, zatwierdzenie oraz złożenie sprawozdań finansowych przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uległ wydłużeniu o trzy miesiące (w przypadku jednostek podległych KNF termin ten wynosi dwa miesiące). Dotyczy to jednak spółek, których rok obrotowy rozpoczął się po 29 września 2019 r. a przed 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed 31 marca 2020 r.