Digitalizacja funkcjonowania zarządów i rad nadzorczych

Wszystkie kategorie spraw można załatwić zdalnie, chyba że wspólnicy/akcjonariusze postanowią to wyraźnie wyłączyć w umowie spółki/statucie

Dariusz Kulgawczuk, radca prawny, partner w Kancelarii RKKW

materiały prasowe

Nowelizacja k.s.h., która weszła w życie 31 marca, stanowi, nie popadając tutaj w przesadę, o rewolucji w dotychczasowym funkcjonowaniu zarządów i rad nadzorczych. Dotychczas zasadą były bowiem tzw. posiedzenia zasiadane (tj. członkowie organu są w jednym miejscu, w jednym czasie), a wszelkie formy zdalnego działania – czy to za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czy na piśmie, czy poprzez oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu – były wyjątkiem. Dodatkowo k.s.h. wyraźnie stanowił, że w przypadku rad nadzorczych uproszczone formy podejmowania uchwał były dopuszczalne tylko wtedy, gdy stanowiły tak statut albo umowa spółki. Wreszcie w trybie zdalnym mógł być załatwiony jedynie ograniczony zakres spraw: najbardziej istotne sprawy osobowe – tj. powoływanie, odwoływanie oraz zawieszanie w czynnościach członków zarządów oraz powoływanie i odwoływanie przewodniczących i zastępców przewodniczących rad nadzorczych – wymagały zawsze „fizycznej" obecności co najmniej połowy członków rady nadzorczej.

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym jest natomiast dokładnie odwrotnie – wszystkie kategorie spraw można załatwić zdalnie na jeden z ww. sposobów (środki bezpośredniej komunikacji na odległość, uchwała na piśmie, przekazanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu), chyba że wspólnicy/akcjonariusze postanowią wyraźnie wyłączyć to w umowie spółki/statucie.

Zasady podejmowania uchwał i odbywania posiedzeń w trybie zdalnym bez zmian

Należy zauważyć, iż k.s.h., wskazując na możliwość podejmowania przez radę nadzorczą uchwał i odbywania posiedzeń w trybie zdalnym, mówi nie o „środkach porozumiewania się na odległość", ale o „środkach bezpośredniego porozumiewania się na odległość". W przypadku niektórych środków komunikacji, takich jak telefon czy wideokonferencja, panuje zgodność, iż za ich pomocą można podjąć uchwałę czy odbyć posiedzenie w trybie zdalnym. W przypadku innych środków (których potencjalny katalog jest nieograniczony i cały czas ulega rozszerzeniu) ważne jest, aby zapewnić identyfikację nadawcy komunikatu, a także brak opóźnień w jego odbiorze – z tego względu warto się zastanowić, czy komunikacja np. w formie np. e-maila będzie spełniała te wymogi.

Tajność przy zdalnym podejmowaniu uchwał musi wynikać z umowy spółki/statutu, względnie regulaminu organu

W dyskusji nad nowymi regulacjami pojawia się często wątek zachowania tajności. W tym względzie należy przede wszystkim zauważyć, że w k.s.h. obowiązek zachowania tajności głosowania został przewidziany – w sprawach osobowych oraz na wniosek choćby jednego wspólnika/akcjonariusza – jedynie dla zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń. Przepisy k.s.h. nie zawierają analogicznych regulacji dla zarządów i rad nadzorczych. Oznacza to, że jeśli tajność głosowania w określonej kategorii spraw nie zostanie wprowadzona na poziomie umowy spółki/statutu czy regulaminu zarządu, względnie rady nadzorczej, to obowiązuje jawność głosowania jako zasada ogólna. Tym bardziej że względy, które decydują o możliwości utajnienia głosowania na zgromadzeniu właścicielskim (zapewnienie również niewielkim udziałowcom możliwości nieskrępowanego oddania głosu), nie są aktualne na posiedzeniach zarządów czy rad nadzorczych.

Jak zachować tajność na posiedzeniu zdalnym?

Zakładając, iż dana kwestia wymaga, zgodnie z obowiązującym daną spółkę regulacjami korporacyjnymi, zachowania tajności, pojawia się pytanie o możliwość jej zapewnienia w przypadku posiedzeń zdalnych.

W tej mierze przede wszystkim należy zdać się na najnowsze osiągnięcia techniki – dość powszechnie dostępne są już programy i urządzenia do zdalnego głosowania przy zachowaniu technik szyfrujących. W takim wypadku wynik głosowania byłby udostępniony chwilę po jego zakończeniu osobie je organizującej i członkom organu, jednakże bez ujawnienia tożsamości głosujących.

Co jednak, jeśli takie programy/urządzenia nie są dostępne w przypadku danego organu? Tu proponowane są różne rozwiązania. Między innymi proponuje się liczenie głosów przez notariusza. W tej mierze należy jednak wskazać na rekomendację dobrych praktyk notarialnych w zakresie e-zgromadzeń z 25 maja, gdzie ustalono, iż z uwagi na wymóg zachowania tajemnicy notarialnej notariusz nie jest właściwą osobą do liczenia głosów przez to, że nie mógłby on następnie przekazać wyników głosowania. Wydaje się, iż analogicznie można podejść do liczenia głosów także na zdalnych posiedzeniach zarządów i rad nadzorczych. Poza tym sugeruje się powierzenie liczenia głosów osobie trzeciej (w szczególności pracownikowi spółki, firmie zewnętrznej czy osobie zaufania publicznego). Konkretna mechanika głosowania powinna tutaj zostać uregulowana w regulaminie organu, przy czym jedną z propozycji może być, aby przewodniczący zaszyfrował uchwały oraz głosy (za, przeciw, wstrzymujący się) poprzez nadanie im odpowiednich symboli i poinformował uczestników posiedzenia o nadanych im oznaczeniach. Zbierać i liczyć zaszyfrowane głosy, przesłane przez uprawnionych np. drogą mailową, powinna z kolei osoba trzecia. Osoba ta przekazywałaby następnie wynik głosowania przewodniczącemu. Wskazany katalog propozycji nie jest oczywiście zamknięty, ważne jest, aby przyjęte w danej spółce rozwiązanie powodowało, że dany członek organu nie zna treści głosów pozostałych członków danego gremium.