REKLAMA
REKLAMA

Pracownicze plany kapitałowe PPK

PPK w firmie: pięć kroków dla pracodawców

Już wkrótce Pracownicze Plany Kapitałowe zaczną obowiązywać w największych firmach w Polsce. Pierwsze składki zostaną pobrane jesienią, ale już teraz pracodawcy powinni rozpocząć proces przygotowań do wdrożenia programu.

Najbardziej palącym wyzwaniem jest wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzała oszczędnościami pracowników. Jednak to dopiero początek wyzwań. Pracodawcy będą musieli m.in. przeprowadzić kampanie informacyjne dla pracowników, zebrać od nich odpowiednie deklaracje oraz dostosować system kadrowo-płacowy.

Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych będzie dla firm wyzwaniem budżetowym, kadrowym i operacyjnym. Kluczową rolę spełnią pracodawcy, chociaż w podejmowaniu niektórych decyzji ustawa gwarantuje również współudział pracowników. Wcześniejsze przygotowanie i zaplanowanie prac pozwoli na efektywne wdrożenie PPK, a tym samym zwiększenie oszczędności Polaków na czas po zakończeniu aktywności zawodowej.

Po pierwsze: ustalenie budżetu

Początkowym krokiem pracodawców powinno być powołanie specjalnego zespołu wdrażającego PPK w firmie. Jednym z jego zadań będzie analiza budżetu związanego z programem, uwzględniającego m.in. koszt składek, wdrożenia technologicznego i obsługi. Zbadanie możliwości finansowych pozwoli także podjąć decyzję, czy firma zagwarantuje dobrowolne wpłaty dodatkowe, co może pozytywnie wpłynąć na jej wizerunek jako pracodawcy. Zanim to nastąpi zespół musi jednak odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie czy jego firma jest zobligowana do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Z uczestnictwa w programie są bowiem zwolnione firmy, które prowadzą Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) na określonych warunkach.

Po drugie: wybór instytucji finansowej

Następnie zespół odpowiedzialny za plany kapitałowe w firmie powinien określić zasady wyboru instytucji finansowej, która będzie pomnażała oszczędności pracowników w ramach PPK. Warto wziąć pod uwagę doświadczenie firmy, dotychczasową efektywność inwestycyjną, a także pomoc przy wdrożeniu programu i dodatkowe benefity. Oferty można porównać na stronie PFR lub wysłać bezpośrednie zapytania ofertowe. Pracodawcy muszą podjąć decyzję wspólnie ze związkami zawodowymi albo grupą przedstawicieli pracowników. Czas na porozumienie upływa 25 września br. Jeśli termin ten zostanie przekroczony, to pracodawcy będą mogli sami wybrać instytucję finansową. Przypieczętowaniem decyzji jest podpisanie umowy o zarządzanie PPK do 25 października 2019 r., oraz umowy o prowadzenie PPK – do 12 listopada 2019 r.

Po trzecie: kampania komunikacyjno-szkoleniowa dla pracowników

Niezwykle ważną rolę we wdrożeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych będą miały działy komunikacji wewnętrznej. W dużej mierze od ich pracy zależy ilu pracowników weźmie udział w programie, a tym samym zabezpieczy swoją finansową przyszłość na emeryturze. Mimo, że PPK jest programem powszechnym, to na przełomie marca i kwietnia jedynie 42 proc. pracowników firm 250+ słyszało o tej opcji długoterminowego oszczędzania.

- Rolą pracodawcy jest zwiększenie wiedzy o PPK wśród swoich pracowników. Dobrą praktyką będzie przygotowanie różnych komunikatów dopasowanych do poszczególnych grup. Przykładowo, osoby w wieku 18-55 lat, czyli te które zostaną zapisane do PPK automatycznie, powinny zostać poinformowane o możliwości zwiększenia składki i zasadach ewentualnej rezygnacji. Z kolei osoby w wieku 55-69 lat, powinny dostać informację o możliwości dopisania się do PPK – mówi Grzegorz Chłopek, prezes Nationale-Nederlanden PTE. – Oddzielny pakiet informacji powinien zostać przygotowany dla nowych pracowników, którzy mogą zdecydować o przeniesieniu oszczędności z instytucji finansowej, z którą były związane w poprzednim miejscu pracy.

Po czwarte: dostosowanie systemu kadrowo-księgowego

Wprowadzenie PPK to ogromne wyzwanie przede wszystkim dla działów HR i IT. System kadrowo-płacowy funkcjonujący w firmie będzie musiał zostać zsynchronizowany z systemem instytucji finansowej. W tym celu pracodawcy powinni wyznaczyć konkretne osoby z działu HR i IT odpowiedzialne za jego wdrożenie. Osoby te powinny zapoznać się z procedurami operacyjnymi dostarczonymi przez instytucję finansową. Niezbędne będzie także spotkanie z dostawcą systemu kadrowo-płacowego. Działy HR będą musiały również przygotować różne wzory deklaracji papierowych dotyczących rezygnacji / uczestnictwa w PPK czy też dodatkowych składek.

Po piąte: już „tylko” obsługa

Po przejściu wszystkich powyższych etapów nadejdzie czas na uruchomienie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Do zadań działów HR będzie należało zebranie odpowiednich papierowych deklaracji, wprowadzenie ich do systemu i przesłanie pliku rejestracyjnego do instytucji finansowej. Po naliczeniu pierwszych wpłat kadrowe prześlą plik z informacjami o kwotach do instytucji finansowej oraz przekażą zbiorczy przelew. Na koniec pozostanie już „tylko” comiesięczne przesyłanie wpłat i plików xml oraz wprowadzanie ewentualnych zmian w deklaracjach uczestników.

Powiązane artykuły

REKLAMA
REKLAMA

Wideo komentarz

REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA